Functie omschrijving

Voor onze opdrachtgever het St. Antonius Ziekenhuis, zijn wij op zoek naar een ervaren Secretaresse voor het Raad van Bestuur.

Wat ga je doen?
Of je jezelf nu ziet als secretaresse, managementassistent of executive assistant, je ondersteunt de voorzitter van de Raad van Bestuur en brengt overzicht, rust en structuur waar anderen hectiek ervaren. Afwachten is niets voor jou, je kijkt vooruit en weet altijd precies wat er op je af komt. Ondersteunen op hoog niveau is een vak dat jij in je vingers hebt. Jij staat stevig in je schoenen, voelt feilloos aan hoe de formele en informele structuur van de organisatie werkt en weet je representatief op te stellen tegenover zowel interne als externe stakeholders. Met jouw belangstelling voor de inhoud weet je welke acties nodig zijn om de gewenste resultaten te bereiken en alle werkzaamheden in goede banen te leiden.

Aan een half woord van de voorzitter van de RvB, waarvoor je werkt, heb jij genoeg. Je verleent ondersteuning op hoog niveau en hebt er plezier in dat te doen met precisie, discretie en overzicht. Je bent goed in het aanbrengen van structuur en stelt onder tijdsdruk de juiste prioriteiten.
Je werkt zelfstandig, maar staat er nooit alleen voor. Je maakt deel uit van een hecht team waarin samenwerking, gelijkwaardigheid en continuïteit centraal staat.

Naast secretaresse van de voorzitter van de Raad van Bestuur werk je als secretaresse van de Raad van Toezicht. Je onderhoudt contact met de voorzitter en de leden, plant en organiseert de bijeenkomsten en zorgt samen met je collega’s voor een passende voorbereiding en duidelijke opvolging.

Werkzaamheden

Het bieden van secretariële, organisatorische en beleidsvoorbereidende ondersteuning (waaronder o.a. complex agendabeheer, voorbereiden, plannen en organiseren van omvangrijke afspraken, het bewaken van actiepunten en deadlines, het signaleren van knelpunten en actief meedenken in oplossingen)
Aanspreekpunt zijn voor interne en externe relaties, met representatie en rust
Actiepunten en deadlines bewaken, knelpunten signaleren en oplossingsgericht meedenken
Samenwerken met collega’s van de Bestuursstaf voor vergaderingen en besluitvormingsprocessen

De opdrachtgever(s)

Hier ga je werken
Je vormt samen met twee collega’s het secretariaat van de Raad van Bestuur. Jouw werkzaamheden zijn gericht op de portefeuille van de voorzitter. Goede samenwerking is daarin essentieel; jullie zorgen samen voor continuïteit, nemen elkaars werk waar nodig over en stemmen dagelijks af. Je werkt vanuit onze locaties Nieuwegein en Utrecht, en deels vanuit huis is ook mogelijk. Die balans is goed te regelen in overleg.

Omschrijving kandidaat

Je bent een betrokken en professionele ondersteuner die rust brengt waar het druk is. Je hebt een scherp oog voor wat nodig is, communiceert helder en weet wanneer je moet doorpakken en wanneer je juist even pas op de plaats maakt.

Functie eisen

De kandidaat gaat akkoord met detachering
Hbo+ werk- en denkniveau
Bij voorkeur een afgeronde opleiding tot secretaresse
Minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur in de zorg
Gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en ervaring met bestuurlijke structuren en besluitvormingsprocessen
Goede beheersing van Microsoft Office en digitale vergadertools

Competenties

Je werkt zorgvuldig, zelfstandig proactief en denkt oplossingsgericht
Je voelt je thuis in een bestuurlijke omgeving met afwisseling en verantwoordelijkheid
Je bent representatief, discreet en kunt goed schakelen tussen strategie en detail

Extra info

Startdatum: 15-09-2025
Einddatum: 31-10-2025
Optie tot verlengen: Nee
Aantal uur per week: 36 uur
Toelichting: Kan evt. o.b.v. 4x9 uur worden ingevuld.