Personal assistent

Functie omschrijving

Maken we een Connectie?
We zijn op korte termijn op zoek naar een Personal assistent in verband met piekwerkzaamheden.

Houd je van dynamiek in je werk, waarbij geen dag hetzelfde is? Wil je een cruciale rol spelen in het ontzorgen en stroomlijnen van de dagelijkse activiteiten van leidinggevenden bij gemeente Arnhem? Dan is de volgende functie iets voor jou:
Personal assistent

Dit ben jij!
Plannen, organiseren en ondersteunen zijn voor jou een tweede natuur – dat staat buiten kijf. Je bent een echte aanpakker, die snel kan schakelen en altijd initiatief neemt. Met een HBO werk- en denkniveau maak je moeiteloos verbinding, zowel binnen als buiten de organisatie. Je bent bestuurlijk sensitief, samenwerkingsgericht en blinkt uit in flexibiliteit en communicatie, zowel mondeling als schriftelijk. Nauwkeurigheid en resultaatgerichtheid zijn jouw handelsmerk. Je kent de stad Arnhem en weet wat het inhoud om voor een programma te werken.

Wat ga je doen?
Je dag begint met een werkoverleg waarin inkomende e-mails, agenda’s en actiepunten worden besproken. Daarna ga je aan de slag met het beheren van de agenda’s, waarbij je zorgt dat vergaderingen en afspraken efficiënt gepland worden. Je beoordeelt de mailbox, beantwoordt e-mails en prioriteert binnenkomende verzoeken, zodat de dag soepel verloopt. Daarnaast neem je actief eigenaarschap over je taken en signaleer je knelpunten of kansen tijdens vergaderingen, waardoor je tijdig kunt anticiperen en acties kunt uitzetten..

Jouw toekomstige team
Jij komt het team Management Support versterken. Een professionele, dienstverlenende en betrokken team dat bestaat uit 65 enthousiaste medewerkers. Dagelijks ondersteunen zij diverse leidinggevenden, managers en afdelingen bij de gemeenten Arnhem.

Omschrijving kandidaat

• Plannen, organiseren en ondersteunen zijn voor jou tweede natuur.

• Je bent een echte aanpakker, schakelt snel en neemt initiatief.

• HBO werk- en denkniveau;

• je maakt moeiteloos verbinding binnen en buiten de organisatie.

• Bestuurlijk sensitief, samenwerkingsgericht, flexibel en communicatief sterk (mondeling en schriftelijk). Nauwkeurig en resultaatgericht.

• Je weet wat het inhoudt om voor een programma te werken.

• Starten met een werkoverleg waarin inkomende e-mails, agenda’s en actiepunten worden besproken.

• Beheren van agenda’s en efficiënt plannen van vergaderingen en afspraken.

• Beoordelen van de mailbox, beantwoorden van e-mails en prioriteren van binnenkomende verzoeken.

• Actief eigenaarschap nemen over taken, knelpunten of kansen signaleren en tijdig acties uitzetten.

Functie eisen

• De kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal HBO werk- en denkniveau. Dit is een eis en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over het gevraagde werk- en denkniveau beschikt, zal uw bieding terzijde worden gelegd
• De kandidaat heeft aantoonbaar recent minimaal 2 jaar werkervaring opgedaan als personal assistant. BENOEM het nummer van deze eis EXPLICIET in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mm-jj t/m mm-jj). Bij het niet duidelijk benoemen of alleen een verwijzing aar het CV, zal uw bieding terzijde worden gelegd
• De kandidaat heeft aantoonbaar recent minimaal 1 jaar werkervaring opgedaan binnen een Gemeente
• Kandidaat gaat akkoord met de gestelde detacheringsvoorwaarde

Wensen:

• De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het ondersteunen van programma’s binnen een gemeentelijke context, waarbij sprake is van coördinatie, afstemming met stakeholders en/of programmabeheersing
• Inzet van kennis van de regionale context Arnhem De inschrijver beschrijft in hoeverre de voorgestelde kandidaat beschikt over relevante kennis van de regio Arnhem en hoe deze kennis effectief wordt ingezet bij de uitvoering van de opdracht. De inschrijving bevat: Concrete voorbeelden van relevante werkervaring in Arnhem en/of vergelijkbare gemeentelijke/regiocontexten Een beschrijving van het relevante netwerk (stakeholders, partners, voorzieningen)
• Tijdens een verificatiegesprek wordt er getoetst op een aantal competenties conform de Competentiegids van de Rijksoverheid Deze is terug te vinden op; https://www.functiegebouwrijksoverheid.nl/mijn-loopbaan/competentietaal-rijk De uitgevraagde competenties voor deze rol zijn; Mondelinge utdrukkingsvaardigheid Plannen en organiseren Samenwerken Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Punten worden door de gesprekspartners toegekend tijdens een gesprek waarna dezes hier verwerkt zullen worden. Deze dienen dus niet ingevuld te worden door de leverancier

Competenties

• Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid
• Plannen en organiseren
• Samenwerken
• Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid

Extra info