Deel projectleider informatie op de juiste plek

Functie omschrijving

Functie

Als deelprojectleider ben je de rechterhand van de projectleider en draag je zelfstandig verantwoordelijkheid voor de voortgang van meerdere werkstromen binnen het migratieproject waarbij informatie van netwerkschijven wordt overgezet naar zes aangewezen bestemmingen (zaaksysteem, vakapplicaties, Microsoft Teams, OneDrive, parkeerplaats en verhuisdoos). Eén van de onderdelen betreft het e-depot.

Je leidt en coördineert onderdelen van het project Informatie op de juiste plek, waarin 24 vakafdelingen betrokken zijn. Je bent een verbindende schakel tussen de business en het team informatievoorziening en voert gesprekken met medewerkers over benodigde aanpassingen in vakapplicaties en het zaaksysteem om documenten correct te ontsluiten.

Werkzaamheden

• Organiseren, coördineren en bewaken van de projectuitvoering over meerdere parallelle werkstromen, waaronder de begeleiding van 24 vakafdelingen, de MS365-uitrol en het e-depot traject.
• Sturen op planning, resultaat, budget en kwaliteit met oog voor de harde einddeadline van 1 januari 2027 en de onderlinge afhankelijkheden tussen werkstromen.
• Versterken van de samenwerking binnen de projectgroepen en met betrokkenen op uitvoerend, tactisch en bestuurlijk niveau.
• Creëren van draagvlak bij proceseigenaren, vakafdelingen en medewerkers voor nieuwe werkwijzen en opslagstructuren.
• Zorgdragen voor transparante rapportages richting de projectleider en opdrachtgevers.
• Signaleren van risico’s in planning en uitvoering en tijdig bijsturen in afstemming met de projectleider.
• Als deelprojectleider ben jij in de lead om ons in het aanbestedingstraject te begeleiden.

De opdrachtgever(s)

De gemeente Zeist is een moderne werkgever met medewerkers die betrokken en vooral zichzelf zijn. We werken op basis van onze kernwaarden ‘vertrouwen, kracht en nabijheid’. De werksfeer is open en prettig en onze cultuur is informeel. Met zo’n 400 collega’s werken we voor en met ongeveer 67.000 inwoners. Daardoor is de organisatie niet te massaal, zijn de lijnen kort en de mogelijkheden groot. Als organisatie willen we op de hoogte zijn van wat er in de samenleving speelt en daar flexibel op inspelen. We juichen het toe als je daaraan je eigen perspectief en waarde toevoegt en verwelkomen dus iedereen met de juiste ervaring en eigenschappen voor de functie. Waar je wieg ook heeft gestaan, wat ook je achtergrond, levensstijl of geloof is, of je nou topsporter bent of een beperking hebt, of allebei, als je je herkent in het profiel, solliciteer!

In Zeist werk je vanuit je eigen verantwoordelijkheid en word je ondersteund door de organisatie, zodat je als mens en als professional blijft groeien. We zijn niet op zoek naar een perfecte medewerker, maar iemand die zijn kwaliteiten, rafelrandjes én zelfkennis wil inzetten om met humor en lef uitdagingen te lijf te gaan.

Omschrijving kandidaat

Gezocht profiel

Wij zoeken een projectleider/deelprojectleider met ervaring met soortgelijke projecten en aantoonbare ervaring in de hierboven beschreven kerntaken.

Je werkt samen met proces- en informatieadviseurs, functioneel beheerders, strategisch adviseurs en medewerkers binnen vakafdelingen.

Je rapporteert over de voortgang van het project aan de projectleider en over je functioneren aan de teammanager.

Functie eisen

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider op het gebied informatiebeheer, informatiehuishouding of aanverwante domeinen binnen een overheidsorganisatie
• Aantoonbaar afgeronde opleiding/cursus op gebied van projectmanagement
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente
• Aantoonbare werkervaring met vergelijkbare digitaliserings- of migratietrajecten waarbij medewerkers en organisaties zijn begeleid naar ieuwe werkwijzen en digitale werkomgevingen
• Kandidaat gaat akkoord met de gestelde detacheringsvoorwaarde

Wensen:

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider binnen een gemeente
• Aantoonbare werkervaring met het opstellen van programma's van eisen en het structureren van complexe besluitvormings- en inkooptrajecten binnen een overheidsorganisatie
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van informatiebeheer
• Aantoonbare werkervaring met organisatiebrede verandertrajecten, waarbij medewerkers zijn begeleid naar nieuwe werkwijzen
• Aantoonbare werkervaring met Agile/Scrum werkwijzen, aantoonbaar gemaakt door een erkende certificering en praktische toepassing binnen projecten

Competenties

• Stakeholdermanagement: effectief verbinden van vakafdelingen, het IV-team, functioneel beheerders en bestuurlijk niveau
• Veranderkundige begeleiding: begeleiden van medewerkers en teams bij de overgang naar nieuwe werkwijzen en opslagstructuren
• Kennis van Microsoft 365: praktische werkervaring met Teams, OneDrive en SharePoint in een organisatorische context
• Communicatieve vaardigheid: kernachtig en niveau-bewust communiceren richting zowel uitvoerende medewerkers als bestuurders
• Agile/Scrum: toepassen van iteratieve werkwijzen binnen een projectomgeving
• Resultaatgerichtheid: vertalen van visie en afspraken naar concrete, meetbare stappen met oog voor deadlines en afhankelijkheden tussen werkstromen
• Bestuurlijke sensitiviteit: schakelen tussen uitvoerend, tactisch en bestuurlijk niveau, met gevoel voor verhoudingen en besluitvormingsprocessen binnen een gemeentelijke context

Extra info