Planner formatie en uren

Functie omschrijving

Voor de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling zoeken wij een ervaren Planner Formatie & Uren die onze organisatie helpt om een stevige, toekomstbestendige capaciteitsplanning neer te zetten. De opdracht richt zich op het opzetten, implementeren en doorontwikkelen van een nieuwe urenplanning die volledig aansluit op het afdelingsjaarplan, de bredere organisatieprioriteiten en de nieuwe coalitieprogramma’s.

De inzet van deze planner is essentieel om onze groeiende opgaven goed te kunnen plannen, monitoren en realiseren.

Over de rol

Waarom deze opdracht belangrijk is
De afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling staat de komende jaren voor grote opgaven. Een betrouwbaar, professioneel en toekomstbestendig capaciteitsplan is cruciaal om:

• Werkdruk beheersbaar te houden
• Realistische verwachtingen te managen
• Bestuurlijke opgaven waar te maken
• Directie en bestuur goed te informeren
• De uitvoeringskracht van de organisatie te versterken

De planner helpt deze basis stevig neer te zetten en cyclisch verder te ontwikkelen.

Als Planner Formatie & Uren ben je de spil in het organiseren van inzicht, overzicht en voorspelbaarheid binnen de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling. Je zorgt ervoor dat er voortdurend inzicht is in:

• De beschikbare formatie
• Waar capaciteit nodig is en waar deze beschikbaar is
• Hoe strategische en bestuurlijke opgaven worden vertaald naar uren, inzet en prioriteiten

Je brengt structuur aan binnen een afdeling met uiteenlopende taken en een hoge werkdruk. Dankzij jouw expertise kan de organisatie plannen op realisatiekracht, knelpunten vroeg signaleren en gerichte keuzes maken.

Taken en verantwoordelijkheden

Opzetten van een nieuwe uren- en formatieplanning
• Ontwikkelen van een helder, transparant en uniform planningsmodel voor de hele afdeling
• Samen met teamleiders en de afdelingsmanager bepalen hoe de nieuwe planning in werkprocessen wordt ingebed
• Opstellen van standaardformats, dashboards en rapportages
• Borgen van datakwaliteit en eenduidige registraties

Jaarplan → uren → formatiecapaciteit
• Vertalen van het afdelingsjaarplan 2026/2027 naar concrete urenbehoeften per taakveld, programma en project
• Doorrekenen van benodigde inzet voor wettelijke taken, beleidsontwikkeling, programmatisch werken en nieuwe opdrachten
• Inzichtelijk maken waar capaciteit tekortschiet en adviseren over mogelijke oplossingen zoals bijsturen, herprioriteren, inhuur of tijdelijke uitbreiding van inzet

Doorvertaling van het nieuwe coalitieprogramma
• Analyseren van afspraken uit het coalitieprogramma
• Vertalen van deze afspraken naar benodigde uren, expertise en inzet
• Benoemen van effecten op teams zoals beleid, projecten, vergunningverlening en toezicht
• Objectieve doorrekening van de capaciteitsimpact richting het management van de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling

Monitoring en rapportage
• Opstellen van maandelijkse en kwartaalrapportages over urenverbruik, benutting, knelpunten en afwijkingen
• Signaleren van structurele capaciteitsrisico’s
• Doen van verbetervoorstellen rondom werkverdeling, realistische planning en strategische keuzes

Advisering en samenwerking
• Sparringpartner zijn voor het management van de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling
• Adviseren over formatievraagstukken, werkdruk, werkverdeling en voortgang
• Onderbouwen van keuzes richting bestuur met data en scenario’s en het leveren van de benodigde input

Deze rol levert daarmee een belangrijke bijdrage aan het versterken van de bestuurlijke sturing, het realiseren van beleidsopgaven en het vergroten van de uitvoeringskracht van de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling.

De opdrachtgever(s)

Functie eisen

• Minimaal hbo-werk- en denkniveau.
• Aantoonbare ervaring met capaciteitsplanning/urenplanning binnen een gemeentelijke organisatie (vereist).
• Sterk analytisch vermogen — je kunt complexe informatie omzetten in heldere inzichten.
• Ervaring met plannings- en registratietools; uitstekende vaardigheid in Excel/rapportages.
• Communicatieve vaardigheden om teams én management mee te nemen in veranderingen.
• Proactiviteit, accuratesse en gevoel voor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen.
• De aangeboden kandidaat gaat akkoord met detachering.

Wensen

• Kandidaat beschikt over 1 of meer referenties
• Kandidaat heeft recente werkervaring in een vergelijkbare functie. Dit moet blijken uit de CV.
• Kandidaat beschikt over goede communicatieve vaardigheden. Dit wordt getoetst in een persoonlijk gesprek.
• Kandidaat beschikt over politieke en bestuurlijke sensitiviteit. Dit moet blijken uit het gesprek.
• Kandidaat is resultaatgericht. Dit wordt getoetst in een persoonlijk gesprek.
• Kandidaat kan zowel zelfstandig als in teamverband werken. Dit kan worden getoetst in een persoonlijk gesprek.

Extra info

• Werklocatie Gemeentehuis Rijen
• Startdatum 1-4-2026
• Einddatum 31-3-2027
• Optie tot verlenging opmerkingen misschien
• Toelichting op uur per week 28-36 uur per week