Coördinator Archief- en Informatiebeheer

Functie omschrijving

Je gaat een sleutelrol spelen in de vernieuwing van ons informatiebeheer. De Provincie Zuid-Holland is volop in beweging en staat midden in een grote Informatietransitie. De Wet open overheid, de AVG, de nieuwe Archiefwet en voorbereiding op aansluiting bij het e-Depot stellen hoge eisen aan digitaal informatiebeheer. Dit brengt een uitdagende veranderopgave met zich mee waarbij je strategisch denken aan de dagelijkse uitvoering verbindt. Je vertaalt beleid naar nieuwe richtlijnen en handreikingen die toepasbaar zijn in de hele organisatie. Daarbij werk je nauw samen met de provinciearchivaris en andere disciplines.

Je coördineert een team van professionals dat op tactisch en operationeel niveau werkzaam is. Daarbij kijk je verder dan alleen de techniek; je neemt het team mee in de transitie, je maakt vertaling van de oude wereld naar de nieuwe wereld of brengt deze bij elkaar, en begeleidt collega’s naar een hoger professioneel niveau. Je coördineert de dagelijkse processen rond informatiebeheer en archivering, waarbij je het belang van betrouwbare, up-to-date en vindbare data vooropstelt. Je houdt toezicht op digitaal en fysiek archiefbeheer (selectie, vernietiging, overbrenging) en adviseert over de inrichting van systemen en informatievraagstukken. Daarnaast draag je bij aan de implementatie van archivering by design conform het DUTO-raamwerk en laat je het applicatielandschap analyseren zodat je kunt beoordelen op recordmanagementgeschiktheid. Daarbij vervul je ook de rol van ambtelijk opdrachtnemer.

Omdat verandering niet in een ivoren toren gebeurt, bouw je actief aan samenwerkingsverbanden met diverse collega’s en stakeholders om werkzaamheden af te stemmen en efficiënt en duurzaam archief- en informatiebeheer te waarborgen.

In deze rol krijg je ruimte om mee te denken over nieuwe ontwikkelingen en om initiatief te nemen. De rol kenmerkt zich door een hoge mate van zelfstandigheid, autonomie en bijbehorende verantwoordelijkheden.

Je speelt een sleutelrol in de voorbereiding op de nieuwe Archiefwet en de aansluiting op het e-Depot. Je werkt aan de maatschappelijke relevantie van een betrouwbare overheid door onze informatievoorziening naar een topniveau te tillen.

Terugkoppeling van (deel)resultaten / producten

• De kandidaat geeft terugkoppeling van (deel)resultaten en producten aan PZH.

• Producten die moeten o.a. worden gemaakt / opgeleverd:

• Visie en roadmap voor de informatiehuishouding en informatietransitie binnen het team implementeren

• Opleidingsplan binnen het team

• Implementatieplan voor aansluiting op het e-Depot.

• Implementeren van beleid voor informatiebeheer en archivering.

• Governance- en verantwoordelijkheidsmodel voor informatiebeheer.

• Meerjarenplan voor verbetering van informatiebeheer binnen het team.

Dagtaken:

• Ontwikkelen van beleid, visie en langetermijnplannen.

• Adviseren van management en stakeholders over koers, risico's en kansen.

• Vertalen van organisatiedoelstellingen naar het team.

• Bewaken van prestaties, resultaten en doelrealisatie ten behoeve van opgave.

• Vertalen van strategie naar concrete plannen, processen en projecten en werkzaamheden

• Coördineren van werkzaamheden tussen teams.

• Monitoren van voortgang, kwaliteit en capaciteit.

• Signaleren van knelpunten en initiëren van verbetermaatregelen.

Werkzaamheden

• Vertalen van beleid naar nieuwe richtlijnen en handreikingen die toepasbaar zijn in de hele organisatie
• Coördineren van een team van professionals dat op tactisch en operationeel niveau werkzaam is
• Coördineren van de dagelijkse processen rond informatiebeheer en archivering
• Toezicht houden op digitaal en fysiek archiefbeheer (selectie, vernietiging, overbrenging)
• Adviseren over de inrichting van systemen en informatievraagstukken
• Bijdragen aan de implementatie van archivering by design conform het DUTO-raamwerk
• Analyseren van het applicatielandschap zodat je kunt beoordelen op recordmanagementgeschiktheid

De opdrachtgever(s)

Je komt te werken bij de Provincie Zuid-Holland bij de discipline Informatisering en Automatisering (I&A). De discipline I&A voert de regie over de informatievoorziening en is de partner van de organisatie voor hoe ICT ingezet kan worden bij het realiseren van de provincie brede doelen en ambities. Vanuit I&A wordt de grote Informatietransitie getrokken waar de PZH zich in bevindt. De organisatie wil data- en informatiebeheer naar een volgend niveau brengen en bij I&A wordt gewerkt aan een toekomstbestendig informatiebeheer. De huidige coördinator is met pensioen gegaan en omdat er momenteel veel ontwikkelingen zijn rondom Archief- en Informatiebeheer vanwege de Informatietransitie en nieuwe wetgeving, waaronder nieuwe Archiefwet en voorbereiding op aansluiting op het e-depot, willen wij nu een coördinator Archief- en Informatiebeheer inhuren.

Je komt te werken in een team dat volop in ontwikkeling is. Het team zal bestaan uit circa 17 gedreven professionals. We werken in een informele sfeer waar collegialiteit en vertrouwen centraal staan. Het team werkt hybride en combineert thuiswerken met een aantal vaste kantoordagen, namelijk: dinsdag, woensdag en donderdag op kantoor en maandag en vrijdag thuis. Zo kunnen wij elkaar regelmatig fysiek ontmoeten voor overleg. Ons doel is om informatie duurzaam toegankelijk, vindbaar en bruikbaar te maken en te houden voor de provincie.

Omschrijving kandidaat

De kandidaat geeft terugkoppeling van (deel)resultaten en producten aan PZH. De kandidaat werkt nauw samen met de provinciearchivaris en andere disciplines.

Omdat verandering niet in een ivoren toren gebeurt, bouwt de kandidaat actief aan samenwerkingsverbanden met diverse collega’s en stakeholders om werkzaamheden af te stemmen en efficiënt en duurzaam archief- en informatiebeheer te waarborgen.

In deze rol krijgt de kandidaat ruimte om mee te denken over nieuwe ontwikkelingen en om initiatief te nemen.

Functie eisen

• (Minimaal) HBO werk/denkniveau blijkend uit relevantie werkervaring en/of afgeronde studie op een relevant vakgebied zoals het gebied van informatie- of archiefmanagement of vergelijkbaar
• Minimaal drie (3) jaar aantoonbare kennis van en ervaring met informatiebeheer, recordmanagement en archiefsystemen
• Aantoonbaar kennis van de Archiefwet, WOO, AVG en bij voorkeur de DUTO normen
• Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring als leidinggevende of coördinator in een vergelijkbare functie
• Minimaal 6 maanden aantoonbare ervaring in het leiden en meenemen van teams in een veranderproces
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, minimaal op C1
• Minimaal 5 jaar ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving, zoals een provincie, gemeente, waterschap of andere overheidsorganisatie. Je begrijpt hoe bestuurlijke besluitvorming tot stand komt en weet effectief te opereren binnen complexe stakeholder- en governance vraagstukken.

Competenties

• Samenbindend Leiderschap
• Visie op de opdracht
• Integraal werken
• Zorg voor kwaliteit
• Initiatief
• Omgevingsbewustzijn
• Motiveren
• Gezag
• Ontwikkelen van medewerkers

Extra info