Job description

Wij zoeken tijdelijke externe ondersteuning voor het project ‘Vervanging documentcreatie- en sjabloonbeheertool’. Het project levert een bijdrage aan de directieopdracht op het gebied van digitale toegankelijkheid en heeft hoge prioriteit.

Het beoogde resultaat van deze opdracht omvat onder andere het opstellen van een plan van aanpak waarbij de onderstaande punten in een planning dienen opgeleverd te worden, het opstellen van een overzicht van zowel eenvoudige als complexe sjablonen en documentopmaak, inclusief representatieve voorbeelden, het in kaart brengen van de benodigde functionaliteiten op het gebied van documentcreatie en sjabloonbeheer, het uitvoeren van een vergelijkingsonderzoek van beschikbare oplossingen gericht op het ondersteunen van zowel eenvoudige als complexe sjablonen, inclusief een onderbouwd advies voor een te maken keuze, en de implementatie en optimalisatie van de geselecteerde oplossing(en) voor alle typen sjablonen binnen de organisatie.

De aanvang van de opdracht is 1 juli 2026 en loopt tot 18 december 2026. Er is een mogelijkheid tot verlenging. Deze verlenging wordt voor afloop van de opdracht besproken en de exacte duur is nu nog niet bekend. Indien t.z.t. mogelijk en gewenst, bestaat de optie om de kandidaat na 1 jaar inhuur kosteloos over te nemen. Hiermee gaat de leverancier automatisch akkoord bij het aanbieden van een kandidaat.

Werkzaamheden

Verantwoordelijk voor het opstellen van een plan van aanpak waarbij de onderstaande punten in een planning dienen opgeleverd te worden Het opstellen van een overzicht van zowel eenvoudige als complexe sjablonen en documentopmaak, inclusief representatieve voorbeelden Het in kaart brengen van de benodigde functionaliteiten op het gebied van documentcreatie en sjabloonbeheer Het uitvoeren van een vergelijkingsonderzoek van beschikbare oplossingen, gericht op het ondersteunen van zowel eenvoudige als complexe sjablonen, inclusief een onderbouwd advies voor een te maken keuze De implementatie en optimalisatie van de geselecteerde oplossing(en) voor alle typen sjablonen binnen de organisatie

Company profile

De gemeente Amstelveen en Aalsmeer zoekt tijdelijke externe ondersteuning voor een project met hoge prioriteit.

De gemeente geeft aan waarop gescreend moet worden door het Centraal Orgaan Verklaring Omtrent Gedrag. Dit is afhankelijk van de werkzaamheden die uitgevoerd gaan worden. De gemeente stuurt de extern ingehuurde professional een e-mail met een link waarmee hij/zij de aanvraag voor een VOG kan afronden.

Omschrijving kandidaat

Wij zijn op zoek naar een ervaren en resultaatgerichte projectleider/specialist documentcreatie en sjabloonbeheer die in staat is om een organisatiebreed traject van analyse tot implementatie te realiseren. De ideale kandidaat combineert inhoudelijke expertise met een gestructureerde en pragmatische aanpak en weet complexe vraagstukken te vertalen naar concrete oplossingen.

Hij/zij is in staat om zelfstandig een plan van aanpak op te stellen, stakeholders mee te nemen in keuzes en te zorgen voor een succesvolle implementatie die aansluit bij de eisen rondom digitale toegankelijkheid.

Bovenstaande competenties worden tijdens het gesprek beoordeeld door de gemeente.

Requirements

Op cv aantoonbaar minimaal een afgeronde HBO opleiding
Aantoonbare ervaring met documentcreatie- en sjabloonbeheeroplossingen
Kandidaat heeft minimaal 3 jaar recente ervaring met het selecteren, implementeren en/of optimaliseren van tools voor documentcreatie en sjabloonbeheer (bijv. SmartDocuments, M365 of vergelijkbaar), inclusief migratie of vervangingstrajecten.
Ervaring met projecten gericht op digitale toegankelijkheid of compliant documentopmaak
Kandidaat heeft concrete ervaring met digitale toegankelijkheid (bijv. WCAG) en/of gestandaardiseerde documentopmaak en weet dit te vertalen naar praktische oplossingen. Graag geel arceren op CV

Wensen:

Specifieke ervaring met SmartDocuments en/of Microsoft 365
Kandidaat heeft hands-on ervaring met SmartDocuments en/of Microsoft 365 (bijvoorbeeld Word templates, SharePoint, Power Platform) in relatie tot documentcreatie en sjabloonbeheer
Aantoonbare ervaring met complexe documentomgevingen
Ervaring met organisaties waar sprake is van veel verschillende (complexe) sjablonen en documentstromen, en waarbij standaardisatie en harmonisatie een rol speelden
Ervaring binnen (semi-)overheid of gereguleerde organisaties
Kandidaat heeft aantoonbare ervaring binnen een gemeentelijke, overheids- of vergelijkbare organisatie waar gewerkt wordt met compliance-eisen (zoals digitale toegankelijkheid en standaardisatie van documenten)

Competenties

Benefits

Duur: 6 maanden
Opties tot verlenging: 4 x 4 maanden
Uren per week: 20 uur
Start: 01-07-2026

Gespreksdata:

De top 3 van kandidaten wordt door de gemeente Amstelveen uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek.
De gesprekken vinden plaats op donderdag 11 juni tussen 13:00 en 14:00 en tussen 16:00 en 17:00 uur op het raadhuis van gemeente Amstelveen.
De kandidaat dient op deze datum en dit tijdsblok beschikbaar te zijn.