Projectleider Informatievoorziening

Job description

Beschrijving Bedrijfsvoering
Je gaat aan de slag bij de afdeling Bedrijfsvoering (BV), één van de acht afdelingen binnen provincie Overijssel. Het werk bij Bedrijfsvoering is samen te vatten in drie taken: adviseren, control(eren) en faciliteren. De afdeling zorgt dat de organisatie haar bestuurlijke en uitvoerende processen zo goed en efficiënt mogelijk kan uitvoeren. Hierdoor kunnen collega’s van andere afdelingen zich helemaal richten op de provinciale opgaven.
De afdeling bestaat uit de volgende teams: Leiding, Financiële Rapportage en Administratie, Financiën, Facilitair, Informatievoorziening en Digitalisering, Juridische Zaken, HR.

Informatievoorziening en Digitalisering - cluster Realisatie en Beheer
Bij de eenheid Bedrijfsvoering kom je binnen het team Informatievoorziening en Digitalisering bij het cluster Realisatie en Beheer (R&B). Cluster R&B zorgt voor het realiseren, beheren en doorontwikkelen van bedrijfsapplicaties, zodat deze stabiel, veilig en passend blijven bij de behoeften van de organisatie. Het is een relatief nieuw cluster, wat bestaat uit o.a. functioneel beheerders, demandmanagers, informatiebeheerders en projectleiders. Het cluster houdt zich met name bezig met Run en Change van bedrijfsapplicaties; de technische (ICT) aspecten zijn belegd bij ons Shared Service Center (SSC Ons).

Opdracht
Wij zijn op zoek naar twee ervaren Informatievoorziening (IV) projectleiders voor het leiden van diverse projecten. Onderstaand worden een aantal trajecten genoemd waarvoor de gevraagde projectleiders o.a. ingezet kunnen worden.

e-Depot
Dit betreft een project dat al een tijdje loopt en waar al flinke stappen zijn gezet. De bedoeling is dat aan het eind van dit jaar een deel van ons digitale archief is overgebracht naar het e-Depot. Het e-Depot is bij de provincie zelf. De provinciearchivaris is hier de beheerder van. De projectleider die voorheen dit project trok is eind vorig jaar vertrokken. Voor de continuering en afronding zijn wij op zoek naar een nieuwe projectleider.

Overbrenging Fysiek archief
Dit project zit nog in de beginfase. De bedoeling is dat een deel van ons fysieke archief wordt overgebracht naar de Collectie Overijssel. Hiervoor willen we een externe partij inschakelen die het uitvoerende werk doet. Als projectleider zorg jij voor de keuze, begeleiding en juiste uitvoering overeenkomstig de Archiefwet. Je doet dat in nauwe samenwerking met onze eigen informatie- en archiefspecialisten.

Aanbesteding en implementatie nieuw zaaksysteem
De provincie staat aan de vooravond van de vervanging van het huidige zaaksysteem. Dit traject omvat zowel de aanbesteding als de implementatie van een nieuw systeem dat voldoet aan de eisen rondom dossiervorming, metadatering, archivering en aansluiting op landelijke voorzieningen. Als projectleider ben je verantwoordelijk voor het begeleiden van het aanbestedingstraject, de selectie van de leverancier en de implementatie van het systeem binnen de organisatie. Je werkt hierbij nauw samen met functioneel beheer, informatiebeheer, architectuur en de gebruikersorganisatie.

Implementatie Microsoft Purview binnen M365
Binnen de provincie wordt gewerkt met Microsoft 365 als samenwerkingsplatform.Om te voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer, privacy en beveiliging wordt Microsoft Purview geïmplementeerd. Dit traject richt zich op het inrichten van functionaliteiten zoals informatieclassificatie, bewaartermijnen, dataloss prevention en compliance. Als projectleider zorg je voor de implementatie, afstemming met betrokken teams (IT, security, privacy, informatiebeheer) en de borging in de organisatie, inclusief adoptie door gebruikers.

Daarnaast kun je ingezet worden voor het leiden van andere projecten binnen het cluster R&B.

Verantwoordelijkheden

Planning: opstellen van een (gedetailleerd) projectplan, inclusief tijdlijnen, mijlpalen en resourceplanning Coördinatie: samenwerken met interne teams en externe leveranciers; Risicobeheer: identificeren en mitigeren van potentiële risico’s; Communicatie: contact met alle betrokkenen; Rapporteren: regelmatig rapporteren over de voortgang van projecten aan de stuurgroep en andere stakeholders; Documentatie: zorgdragen voor volledige documentatie van het projectproces en de resultaten.

Om ons hierbij te helpen en de juiste stappen te zetten zijn wij op zoek naar twee enthousiaste en door de wol geverfde IV projectleiders. Je werkt daarbij nauw samen met alle leden van afdeling I&D, overige eenheden binnen de provincie en met leveranciers. Het betreft hier een klus van een jaar voor 32 uur in de week.

Company profile

Overijssel is een prachtige provincie om te wonen, te werken en te recreëren. Met elkaar maken we Overijssel iedere dag leefbaarder, mooier, veiliger en beter bereikbaar. De provincie werkt samen met gemeenten, waterschappen, het Rijk, ondernemers en maatschappelijke instanties. Samen zetten we ons in voor de toekomst van onze provincie.

Omschrijving kandidaat

Informatievoorziening (IV) projectleider

Wij zoeken twee enthousiaste en door de wol geverfde IV-projectleiders die diverse projecten binnen het cluster Realisatie en Beheer willen leiden. Je werkt nauw samen met functioneel beheer, informatiebeheer, architectuur, informatie- en archiefspecialisten en de gebruikersorganisatie.

e-Depot — voortzetting en afronding van het project voor het overbrengen van een deel van het digitale archief naar het e-Depot, in samenwerking met de provinciearchivaris. Overbrenging fysiek archief — begeleiden van de overbrenging van een deel van het fysieke archief, met aandacht voor uitvoering conform de Archiefwet en afstemming met informatie- en archiefspecialisten. Vervanging en implementatie zaaksysteem — begeleiden van de vervanging en implementatie van een nieuw zaaksysteem dat voldoet aan eisen voor dossiervorming, metadatering, archivering en aansluiting op landelijke voorzieningen. Implementatie Microsoft Purview binnen M365 — inrichten en implementeren van functionaliteit voor informatieclassificatie, bewaartermijnen, DLP en compliance, en borging en adoptie binnen de organisatie. Daarnaast kun je ingezet worden voor andere projecten binnen het cluster Realisatie en Beheer. Planning: opstellen van een gedetailleerd projectplan met tijdlijnen, mijlpalen en resourceplanning. Coördinatie: afstemmen en samenwerken met interne teams en stakeholders. Risicobeheer: identificeren en mitigeren van potentiële risico’s. Communicatie: contact en afstemming met alle betrokkenen. Rapporteren: regelmatig rapporteren over de voortgang aan stuurgroep en stakeholders. Documentatie: zorgdragen voor volledige documentatie van projectproces en resultaten. Enthousiaste en ervaren IV-projectleider(s). Ervaring met projecten op het snijvlak van informatiebeheer, archivering en (organisatie)inrichting is gewenst. Je werkt graag samen met diverse teams binnen de organisatie en met stakeholders.

Uren per week: 32 uur.

Requirements

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als projectleider en/of programmamanager informatievoorziening bij een overheidsorganisatie
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar met projectmanagement methode Prince2 of een aantoonbaar afgeronde Prince2 practitioner certificering behaald in de afgelopen 10 jaar
• Kandidaat gaat akkoord met de gestelde detacheringsvoorwaarde

Wensen:

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met coördinatie en implementatie van informatiesystemen, verandermanagement en portfoliomanagement
• Aantoonbaar afgeronde IPMA-C certificering of PMP-certificering
• Aantoonbare werkervaring met het begeleiden van informatievoorziening aanbestedingstrajecten en leveranciersselectie
• De kandidaat stelt zich voor in een korte persoonlijke motivatie en legt uit waarom deze geschikt is voor deze opdracht. De motivatie dient written te zijn door de kandidaat zelf

Competenties

-Resultaatgericht: stuurt op realisatie, voortgang en oplevering

-Stakeholdermanagement: effectief schakelen tussen bestuur, management, uitvoering en leveranciers

-Verandermanagement: implementaties realiseren inclusief adoptie in de organisatie

-Organisatiesensitiviteit: begrijpt bestuurlijke verhoudingen en belangen

-Communicatief sterk: helder, direct en overtuigend

-Analytisch en gestructureerd: kan complexe projecten vertalen naar concrete stappen en beheersbare processen

Benefits

Duur 6 maanden
Opties tot verlenging 2x 6 maanden
Uren per week 32 uur
Start 01-06-2026
Werkdagen Is hybride werken mogelijk: Ja
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: ma-di-wo-do-vrij (in onderling overleg)
Standplaats: Provinciehuis Zwolle

Gespreksdata De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op
Vereisten CV Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.