Managementassistent VNG Realisatie

Job description

Als managementassistent en OR-secretaris binnen VNG Realisatie vervul je een centrale ondersteunende en verbindende rol. Je ondersteunt professioneel, proactief en zorgvuldig de MT-leden en verzorgt het secretarieel en procesmatig secretariaat van de ondernemingsraad.

Werkzaamheden

• integraal beheren van complexe agenda’s van de MT-leden
• plannen van afspraken
• bewaken van prioriteiten
• organiseren van overleggen en bijeenkomsten
• ondersteunen bij de voorbereiding van gesprekken en vergaderingen
• beheren van de mailboxen van de MT-leden
• verzorgen van notulen en actielijsten

Company profile

VNG representeert de ruim 300 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar afdelingen aan een krachtige lokale overheid.

VNG Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal.

Onder meer door actief te participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, door samenwerking te stimuleren via samen organiseren en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren.

VNG Realisatie draagt bij aan vier gemeentelijke speerpunten:

• Werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;
• Verbeteren van de dienstverlening;
• Een efficiënte en wendbare organisatie;
• Anticiperen op de toekomst.

Omschrijving kandidaat

De opdracht vraagt om een allround managementassistent die vooruitdenkt, secuur werkt en snel kan schakelen tussen verschillende onderwerpen, personen en belangen.

Je hebt overzicht, brengt structuur aan en weet in een dynamische omgeving rust en duidelijkheid te creëren.

Je voelt goed aan wat nodig is, stemt eerlijk en open af met de MT-leden en bouwt aan een werkrelatie waarin vertrouwen, pro activiteit en wederzijds begrip centraal staan.

De kandidaat ziet wat er nodig is, komt met verbetervoorstellen, houdt overzicht over afspraken en acties en draagt bij aan een professionele en prettige ondersteuning van het MT en de OR.

Daarbij werk je discreet, zorgvuldig en met gevoel voor vertrouwelijkheid en interne verhoudingen.

Je bent niet alleen uitvoerend sterk, maar ook organisatorisch en procesmatig meedenkend.

Requirements

• Een minimaal afgeronde hbo-opleiding
• Minimaal 7 jaar ervaring als managementassistent, directiesecretaresse of officemanager
• Aantoonbare ervaring met complex agendabeheer en mailboxbeheer voor minimaal één leidinggevende
• Aantoonbare ervaring met notuleren en actiebewaking in bestuurlijke of organisatorische context
• Kandidaat gaat akkoord met de gestelde detacheringsvoorwaarde

Wensen:

• Aantoonbare ervaring met secretariële ondersteuning van een ondernemingsraad, medezeggenschapsraad, commissie, bestuur of vergelijkbaar overlegorgaan, inclusief agendering, notulering en actiebewaking.
• Aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse of bestuurssecretaresse binnen een complexe publieke organisatie, zoals een gemeente, ministerie, uitvoeringsorganisatie, samenwerkingsverband of organisatie als VNG/VNG Realisatie.
• Aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van meerdere managementleden gelijktijdig binnen een organisatie van minimaal 300 fte, inclusief complex agendabeheer, mailboxbeheer, prioritering en het bewaken van acties.
• Aantoonbare ervaring met het voorbereiden, plannen en organiseren van bestuurlijke overleggen en bijeenkomsten binnen een vereniging of belangenbehartigingsorganisatie.

Competenties

• Organisatiesensitiviteit
• Nauwkeurigheid
• Proactiviteit
• Discretie
• Stressbestendigheid
• Communicatief
• Samenwerkingsgericht

Benefits