Management Assistent

Functie omschrijving

Binnen het team Officemanagement, in kernteam Vastgoed zoekt Portaal tijdelijk een zelfstandige professional met aantoonbare ervaring in management ondersteuning. Je biedt organisatorische en administratieve ondersteuning aan twee Programmamanagers Projecten en de Manager Vastgoedkwaliteit.

In deze opdracht ben je verantwoordelijk voor het creëren van overzicht, structuur en continuïteit in een dynamische omgeving waarin projecten, overleggen en besluitvorming elkaar snel opvolgen. Je zorgt ervoor dat de betrokken managers kunnen vertrouwen op tijdige, correcte en goed voorbereide ondersteuning.

Je schakelt moeiteloos tussen verschillende agenda’s, belangen en prioriteiten en houdt overzicht.

Werkzaamheden

• Agendabeheer : het organiseren, plannen en coördineren van afspraken, overleggen en bijeenkomsten voor meerdere managers.
• Administratief : het zelfstandig verzorgen van administratieve ondersteuning, zoals het verwerken van documentatie, inkooporders en facturen.
• Mailbeheer : indien nodig onderstreunen in het structureren van mailboxen ten behoeve van overzicht, prioritering en tijdige opvolging van relevante correspondentie.
• Het voorbereiden en compleet aanleveren van vergaderstukken, actie‑ en besluitenoverzichten.
• Het bewaken van acties, deadlines en besluitvormingsmomenten, zodat voortgang en samenhang inzichtelijk blijven.
• Je behoudt het overzicht en creëert rust in een omgeving met meerdere parallelle prioriteiten.

De opdrachtgever(s)

Portaal is één van de grootste woningcorporaties van het land, verspreid over het midden van Nederland.
De vijf regiokantoren in Leiden, Utrecht, Amersfoort, Arnhem en Nijmegen zijn primair gericht op de verhuur van de woningen en de verbetering van de leefbaarheid in die regio’s.
Het centrale ontmoetingspunt van de organisatie is het Huis van Portaal in Utrecht.

Portaal is een ambitieuze woningcorporatie. We bouwen, beheren en renoveren woningen, en zetten ook een stap verder. We dragen bij aan goed samenleven in de wijken.
Dat doen we door ons in te zetten voor inclusieve buurten en verduurzaming van onze woningen. Daar worden onze huurders uiteindelijk beter van.

Samenwerking en afstemming

Je werkt samen met betrokken medewerkers binnen Vastgoed voor afstemming en informatie‑uitwisseling. Je stemt de inhoud en voortgang van de opdracht af met een vast aanspreekpunt vanuit Portaal; in dit geval de teamleider van Afdeling Officemanagement.

Locatie en wijze van werken

Voor specifieke samenwerkings- en overlegmomenten kan fysieke aanwezigheid in Utrecht, Arnhem of Amersfoort nodig zijn. Buiten deze momenten is de opdrachtnemer vrij om de werkzaamheden hybride en naar eigen inzicht in te richten.

Context van de organisatie

Portaal is een maatschappelijke woningcorporatie met circa 52.000 woningen in de regio’s Utrecht, Amersfoort (Eemland), Leiden, Arnhem en Nijmegen. Wij werken dagelijks aan betaalbare, duurzame woningen en leefbare buurten, samen met bewoners en partners. De opdracht vindt plaats binnen het kerngebied Vastgoed, waar professioneel samenwerken en betrouwbare ondersteuning centraal staan.

Functie eisen

• De kandidaat beschikt over eigen elektronische apparatuur
• Aantoonbare ervaring als management assistent / officemanager
• MBO+ of HBO werk en denkniveau
• Ervaring met het ondersteunen van meerdere managers tegelijk
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden
• Discretie, nauwkeurigheid en een proactieve werkhouding
• Handigheid met digitale systemen (zoals Outlook, Teams en administratieve systemen)

Extra info