Consultant implementatie RVB Vraagspecificatie in Relatics

Functie omschrijving

De vervolgstappen met bijbehorende werkzaamheden zijn onder te verdelen in een aantal onderdelen, te weten:

1. Opstellen PvA relatics bibliotheek;
2. Herstructureren data in Relatics, maar rekening houdend met mogelijke structuren in Topteam;
3. Aanvullen data voor Rijkskantoren en Defensie;
4. Definiëren dataset eenvoudige projecten;
5. Structuur opzetten overige gebruikers;
6. Opstellen PvA beheer bibliotheek.

Beoogde resultaten
AD 1 Opstellen van P.v.A. bibliotheek
Als meewerkend procesbegeleider beschik je over een bibliotheekteam dat bestaat uit een kernteam van ca. 7 personen die de bibliotheek gaan herstructureren. Een flexibele schil van verschillende disciplines staat het team bij op gebied van inhoudelijke input. De inspanning van het kernteam is gemiddeld 1 tot 1,5 dag per week.
De eerste visie/structuur voor het bibliotheekteam is reeds ontwikkeld. In de uitrol moet het verder uitgewerkt worden tot een concreet plan van aanpak met diverse mijlpalen.

AD 2 Herstructuren data
Inmiddels is de bibliotheek gevuld met data vanuit de diverse disciplines. Wat je ziet is dat de eisen (de basis van de bibliotheek) gestructureerd zijn op disciplineniveau. Het grote nadeel hierbij is dat je heel veel verschillende eisnamen krijgt die eigenlijk hetzelfde bedoelen (vb. locatie, plaatsing, situering). Een ander nadeel is dat de raakvlakken tussen de disciplines niet goed zichtbaar zijn.
Deze eisnamen dienen structureel teruggebracht te worden en middels een andere structuur gestructureerd te worden. Het ontwikkelteam heeft de eerste gedachte van deze nieuwe eisen al op papier gezet. De bedachte visie/structuur is leidend. Gedurende het proces zal optimalisatie en verbeteringen plaatsvinden.

AD 3 Aanvullen data Rijkskantoren en Defensie
Zodra de basisstructuur van eisen is herzien dient de rest van de bibliotheek aan de hand van deze nieuwe structuur gestructureerd te worden. Interne experts (kennislijnen) zullen samen met de flexibele schil zorgdragen voor het aanvullen de data voor diverse portefeuilles, waaronder Rijkskantoren en Defensie

AD 4 Definiëren dataset eenvoudige projecten
Er is momenteel een grote behoefte aan een dataset voor de kleinere, eenvoudige, standaard projecten. Hiervoor dient een vereenvoudigd model ontwikkeld te worden. Echter heeft stap 3 prioriteit. Omwille van de tijd kan er gekozen worden om dit tijdelijk in een projectmodel te doen.

AD 5 Structuur opzetten overige gebruikers
In de huidige bibliotheek is (bijna) alleen de data beschikbaar van een Rijkskantoor en zijn er ook nog weinig datasets beschikbaar die specifiek bedoeld zijn voor een contractvorm (DB, DBM, enz.) en het type project (renovatie, nieuwbouw, grootschalig onderhoud, enz.). De bibliotheek zal hierop dus moeten worden uitgebreid. De opdracht is in eerste instantie alleen gericht op het opzetten van de structuur. Afhankelijk van de voortgang en kwaliteit van de prestaties van voorgaande opdracht zal besloten worden of ook het vullen van de data tevens onder deze opdracht belegd wordt.

AD 6 Opstellen PvA beheer bibliotheek
Zodra de bibliotheek is gestructureerd en aangevuld met data vanuit de diverse disciplines zal deze moeten worden beheerd en up-to-date worden gehouden met nieuwe eisen. Het is logisch als deze input komt vanuit de disciplines/ kennislijnen. Of tevens hier het beheer belegd moet worden is nog niet duidelijk en dient nog verder worden uitgewerkt. Het uitwerken van een PvA is tevens onderdeel van de opdracht voor het team (in samenspraak met de kennislijnen).

Rol kandidaat
De kandidaat werkt binnen het ontwikkelteam en heeft in deze opdracht een faciliterende en adviserende senior rol binnen het ontwikkelteam, ondersteunt de projectleider en fungeert ook als senior consultant, voor gevraagd en ongevraagd advies. De kandidaat ondersteunt in het realiseren van het plan van aanpak samen met de projectleider en het ontwikkelteam. Deze persoon begrijpt de problematiek, neemt een adviserende en zelfstandig uitvoerende rol op zich en bereid het advies voor naar de programmamanager

De opdrachtgever(s)

Rijksvastgoedbedrijf
Het Rijksvastgoedbedrijf is de grootste opdrachtgever in Nederland op het gebied van vastgoed. Wij zijn een professionele organisatie met een enorme hoeveelheid beschikbare kennis en ervaring. We beheren ruim 11,7 miljoen vierkante meter bruto vloeroppervlak aan gebouwen en circa 82.000 hectare grond. Onze medewerkers ontwikkelen en beheren onder meer rechtbanken, kazernes, magazijnen, kantoren, musea, gevangenissen, gerechtsgebouwen, paleizen en monumenten.

Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken project- en procesmanagers, inkopers, contractmanagers, gebouwbeheerders, juristen, restauratiespecialisten, ingenieurs en architecten. Maar ook ecologen en kunsthistorici. Wij zorgen voor beheer en onderhoud, aan- en verkoop, nieuwbouw, verbouw en renovatie én ontwikkeling en herontwikkeling van gebouwen en terreinen.

Onze missie: 'Het RVB realiseert en beheert zijn vastgoedportefeuille voor zijn gebruikers en zet gebouwen en terreinen in voor de realisatie van economische en maatschappelijke meerwaarde op basis van beleidsdoelen.', is in 2019 aangescherpt met ‘We willen de waarde van Rijkvastgoed maximaal benutten. We werken daarom samen met andere partijen om niet alleen onze eigen gebouwen, maar ook de hele omgeving te verbeteren. Economie, leefomgeving en natuur varen wel bij wat we doen.’

Zie https://www.rijksvastgoedbedrijf.nl/over-ons/organisatie voor meer informatie over het Rijksvastgoedbedrijf.

De directie Transacties en Projecten (T&P) is binnen het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) de schakel naar de vastgoed- en bouwmarkt en draagt zorg voor de geplande mutaties in de portefeuille van het RVB. Binnen de directie Transacties en Projecten werkt de afdeling Architectuur en Techniek (A&T) samen met de afdeling Inkoop- en Contractmanagement (ICM) aan de doorontwikkeling van een model RVB-vraagspecificatie. Het basismodel met bijbehorende bibliotheek is in ontwikkeling en dient verder geïmplementeerd te worden. Bij deze implementatie hoort het bekend stellen van de bedoeling van het model, de werking ervan en op welke wijze medewerkers er mee kunnen dan wel dienen te werken. Informatiesessies en projectbegeleiding is noodzakelijk om de medewerkers, maar ook marktpartijen op weg te helpen met dit nieuwe model.

Project ‘Ontwikkeling RVB Vraagspecificatie’
De ontwikkeling is gestart van een nieuw model voor de RVB Vraagspecificatie.

De RVB Vraagspecificatie is de functionele (offerte)uitvraag voor de bouwprojecten (nieuwbouw, renovatie en onderhoud) van het RVB naar de markt, voor het ontwerpen, bouwen en onderhouden van vastgoed. Deze Vraagspecificatie is opgesteld in een databaseprogramma Relatics. In Relatics is een bibliotheek ingericht met standaard eisen voor techniek en proces voor het vastgoed. De eisen worden ontwikkeld en beheerd in een andere applicatie; Topteam. Met de applicaties Relatics en Topteam wordt tenminste 1,5 jaar gewerkt.

Er zijn enkele projecten gestart met dit nieuwe model, er is een toolkit ontwikkeld, een bibliotheek
ingericht en er worden momenteel trainingen gegeven.
Het model kent twee pijlers;
- Een integrale, heldere en eenduidige vraag aan de markt, als basis voor een goede samenwerking
- Inrichting van een functionele vraag aan de markt, met het doel om ruimte te bieden aan hedendaagse of innovatieve oplossingsrichtingen.

Om goed met het nieuwe model vraagspecificatie te kunnen werken dienen alle betrokken medewerkers meegenomen te worden in het model, met het doel de RVB-vraag/behoefte eenduidig, integraal en functioneel te specificeren.

Inmiddels is er ervaring opgedaan met zowel het model als de bibliotheek en dient een aantal noodzakelijke vervolgstappen genomen te worden om het model verder te vervolmaken en uit te breiden. In deze opdrachtomschrijving worden de vervolgstappen met bijbehorende
werkzaamheden van deze opdracht uiteengezet.

Functie eisen

• De kandidaat gaat akkoord met detachering
• Kandidaat beschikt aantoonbaar over WO werk- en denkniveau en heeft een achtergrond in minimaal één van de volgende domeinen: bouwkunde, ICT en/of systems engineering.
• De aangeboden kandidaat beschikt over minimaal 5 jaar werkervaring in een soortgelijke opdracht. Binnen deze werkervaring is ervaring opgedaan met:
  • Het faciliteren van verander- of ontwikkeltrajecten;
  • Vraagspecificaties in de bouwsector;
  • Het opstellen en uitvoeren van een operationeel implementatie plan met communicatieplanning;
  • Het inrichten en werken met Relatics;
  • Het werken met de applicatie TopTeam.
• De aangeboden kandidaat verklaart dat hij/zij beschikbaar is conform het opdrachtprofiel (uren en opdrachtperiode inclusief eventuele verlengingen). Met als startdatum, uiterlijk een maand na de genoemde startdatum i.v.m. een mogelijke opzegtermijn.
• De aangeboden kandidaat dient te beschikken over voor de uitvoering van de opdracht geschikte elektronische hulpmiddelen. De elektronische hulpmiddelen worden niet door het Rijksvastgoedbedrijf ter beschikking gesteld. Onder elektronische hulpmiddelen vallen mobiele telefoon, computer, laptop en/of tablet.
• In verband met de werkzaamheden is het een eis dat een positieve referentie omtrent integriteit verifieerbaar is. Daarnaast dient de kandidaat een Verklaring Omtrent Gedrag te kunnen overleggen binnen 4-6 weken na start van de opdracht.

Wensen:

• De mate van ervaring met het thema vraagspecificaties, functioneel specificeren of systems engineering. Aspecten:
  • Mate van ervaring met het werken in pakketten als Relatics en Topteam.
• De mate van ervaring met het meewerken, het opstellen en uitvoeren van een tactisch implementatie plan met communicatieplanning. Aspecten:
  • Mate van ervaring met proactief adviseren en uitvoeren in een totaal overkoepelend programma;
  • Mate van ervaring met verandertrajecten.
• De mate waarin de kandidaat ervaring heeft met vraagspecificaties in de bouwsector. Aspecten:
  • Mate van ervaring met de vertaling van de vraagstelling naar praktische bouwprojecten.
  • *Uit de Cv van de Kandidaat moet d.m.v. voorbeelden de rol welke de consultant vervuld heeft met het praktisch vertalen naar het bouwproject duidelijk worden benoemd.
• De mate van ervaring met het werken binnen een *(semi-) publieke organisatie. Aspecten:
  • Mate van ervaring met werkprocessen en procedures binnen *(semi-) publieke organisaties.
  • Mate van ervaring met werken binnen een *politiek bestuurlijke omgeving.

Competenties

• Organiseren, facilitairen, begeleiden. (Hybride, offline en online samenwerken)
• De kandidaat moet nieuwe complexe integrale onderwerpen snel eigen kunnen maken en
• de techniek kunnen vertalen naar gedrag. Hij/zij moet goed zelfstandig kunnen werken en snel de weg kunnen vinden in grotere organisaties als het RVB.
• De kandidaat beschikt over competenties: organisatiesensitiviteit, analytisch vermogen
• Hij/zij is een teamplayer
• Is een expert in het gebruik van Relatics en begrijpt andere soortgelijke applicaties als Topteam
• Werkt projectmatig

Extra info