Bestuurssecretaresse

Job description

Voor het bestuurssecretariaat zijn wij op zoek naar een ervaren bestuurssecretaresse voor tijdelijke inhuur. Wij zoeken een professional die het bestuur optimaal ondersteunt en bijdraagt aan rust, structuur en overzicht in een dynamische bestuurlijke omgeving.

Werkzaamheden
Als bestuurssecretaresse ondersteun je één of meerdere bestuurders (wethouders en/of burgemeester). Je fungeert als spil tussen het bestuur, de ambtelijke organisatie en externe relaties.
De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Complex agendabeheer en prioritering van afspraken;
• Coördineren en bewaken van de (digitale) stukkenstroom;
• Voorbereiden van overleggen en zorgdragen voor volledige dossiers;
• Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten (telefonisch, per e-mail en schriftelijk);
• Ondersteunen bij kabinetszaken en gemeentelijke evenementen (bijv. Dodenherdenking, Veteranendag en nieuwjaarsreceptie);
• Coördinatie, uitvoering en ondersteuning bij werkzaamheden rondom Koninklijke Onderscheidingen. Als behandelaar Koninklijke Onderscheidingen ben je verantwoordelijk voor het volledige proces:
  • Adviseren: Je adviseert voorstellers (aanvragers) over de mogelijkheden en voorwaarden voor een lintje.
  • Toetsen: Je beoordeelt binnengekomen voordrachten op volledigheid en inhoudelijke criteria, zoals vrijwilligerswerk, bijzondere initiatieven en de duur daarvan.
  • Dossieropbouw: Je stelt complete en zorgvuldig onderbouwde dossiers op voor de burgemeester en de Kanselarij der Nederlandse Orden.
  • Coördinatie: Je organiseert en coördineert het proces rondom de jaarlijkse Lintjesregen en uitreikingen bij bijzondere gelegenheden.
  • Communicatie: Je onderhoudt contact met voorstellers, ondersteuners en de Kanselarij.

Werkomgeving
Het bestuurssecretariaat bestaat uit meerdere secretaresses die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders. Iedere medewerker richt zich primair op één of twee portefeuillehouders, maar samenwerking en onderlinge vervanging zijn essentieel

Company profile

De gemeente Katwijk werkt dagelijks aan een leefbare, veilige en toekomstgerichte omgeving voor onze inwoners en ondernemers. Onze ambities zijn groot: van de grootste woningbouwontwikkeling in onze geschiedenis tot het versterken van de kwaliteit van de openbare ruimte en het verbeteren van digitale dienstverlening.

Onze organisatie telt zo’n 650 medewerkers en kenmerkt zich door een platte structuur. We zetten sterk in op persoonlijk leiderschap en geven onze mensen de ruimte om verantwoordelijkheid te nemen. Zo blijven we flexibel en wendbaar en kunnen we snel inspelen op maatschappelijke ontwikkelingen. In diezelfde geest zoeken we partners die vakmanschap combineren met betrokkenheid en die samen met ons werken aan duurzame resultaten voor Katwijk.

Requirements

• De kandidaat gaat akkoord met detachering
• Het CV bevat maximaal 5 pagina’s excl. motivatiebrief en excl. voorblad, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.
• Bring your own device’ is van toepassing. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop, telefoon en toebehoren;
• Minimaal een aantoonbaar afgeronde mbo 4 opleiding;
• Minimaal 3 jaar werkervaring als (bestuurs) secretaresse binnen een overheidsinstelling;
• Kandidaat is beschikbaar per mei 2026 voor gemiddeld 24 tot 28 uur per week en kan werken op woensdag en vrijdag. Andere dag is in overleg.

Wensen: (weging, totaal 100 punten)

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met complex agendabeheer bestuurders (bijv. wethouder, burgemeester, directie) benoem tenminste 2 opdrachtgevers waar dit van toepassing was en waar de complexiteit vandaan kwam (40 punten);
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 7 jaar als bestuurssecretaresse bij een gemeente (30 punten);
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het coördineren, uitvoeren en begeleiden van trajecten rondom koninklijke onderscheidingen, benoem dit duidelijk in het cv (30 punten).

Competenties

• Flexibiliteit;
• Zelfstandigheid;
• Klantgerichtheid;
• Schriftelijke communicatie;
• Plannen en organiseren.

Benefits

Startdatum: Begin Mei 2026
Einddatum: Begin November 2026
Optie tot verlengen: 2 maal 3 maand(en)
Aantal uur per week: 24-28 uur
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Woensdag en vrijdag, andere dagen in overleg
Is hybride werken mogelijk: Nee

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 23 april tussen 14:30 uur en 17:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 22 april 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.