Projectleider implementatie Zaaksysteem

Functie omschrijving

Beschrijving Bedrijfsvoering
Je gaat aan de slag bij de afdeling Bedrijfsvoering (BV), één van de acht afdelingen binnen provincie Overijssel. Het werk bij Bedrijfsvoering is samen te vatten in drie taken: adviseren, control(eren) en faciliteren. De afdeling zorgt dat de organisatie haar bestuurlijke en uitvoerende processen zo goed en efficiënt mogelijk kan uitvoeren. Hierdoor kunnen collega’s van andere afdelingen zich helemaal richten op de provinciale opgaven.
De afdeling bestaat uit de volgende teams: Leiding, Financiële Rapportage en Administratie, Financiën, Facilitair, Informatievoorziening en Digitalisering, Juridische Zaken, HR.

Je gaat aan de slag bij het cluster Realisatie & Beheer, dat valt onder team Informatievoorziening en Digitalisering van de eenheid Bedrijfsvoering.

Opdracht

Wij zoeken tijdelijk een ervaren projectleider voor de vervanging van het huidige zaaksysteem van de provincie Overijssel. Deze opdracht is een cruciaal onderdeel binnen ons bredere programma voor het op orde brengen van de informatievoorziening en het voldoen aan de eisen vanuit de Archiefwet, Woo, AVG en BIO.

De projectleider is verantwoordelijk voor het volledige traject: van het opstellen van een gedragen en inhoudelijk sterk Programma van Eisen, via de uitvoering van de Europese aanbesteding, tot en met de implementatie en ingebruikname van het nieuwe zaaksysteem.

De opdracht omvat twee samenhangende hoofdsporen. Enerzijds het voorbereiden en uitvoeren van de aanbesteding: het ophalen en vertalen van eisen en wensen vanuit de organisatie naar een concreet en toetsbaar Programma van Eisen, het begeleiden van de aanbestedingsprocedure en het realiseren van een zorgvuldige gunning. Anderzijds het realiseren van een succesvolle implementatie van het nieuwe zaaksysteem, inclusief inrichting, koppelingen, migratie, adoptie en borging. Migratie van informatie uit het huidige zaaksysteem en uitfaseren van het oude systeem is ook onderdeel van de opdracht.

De projectleider stuurt een multidisciplinair team aan met vertegenwoordigers uit de gehele organisatie en werkt intensief samen met Essentieel is het creëren van draagvlak binnen zowel de gebruikersorganisatie als de beheerorganisatie.

Resultaat is een succesvol aanbesteed en geïmplementeerd zaaksysteem waarbij:

een gedragen en volledig Programma van Eisen is opgesteld; een rechtmatig en zorgvuldig aanbestedingstraject is doorlopen; een toekomstbestendig zaaksysteem is geselecteerd en geïmplementeerd; zaaktypen, processen en koppelingen zijn ingericht; data uit het oude systeem correct is gemigreerd; beheer, doorontwikkeling en governance structureel zijn ingericht; het oude zaaksysteem is uitgefaseerd.

De opdrachtgever(s)

Overijssel is een prachtige provincie om te wonen, te werken en te recreëren. Met elkaar maken we Overijssel iedere dag leefbaarder, mooier, veiliger en beter bereikbaar. De provincie werkt samen met gemeenten, waterschappen, het Rijk, ondernemers en maatschappelijke instanties. Samen zetten we ons in voor de toekomst van onze provincie.

Omschrijving kandidaat

Leiden van het volledige traject voor vervanging van het huidige zaaksysteem, van het opstellen van een gedragen en inhoudelijk sterk Programma van Eisen tot en met de implementatie en ingebruikname van het nieuwe systeem. Voorbereiden en begeleiden van het verwervings- en selectieproces, inclusief het ophalen en vertalen van eisen en wensen vanuit de organisatie naar een toetsbaar Programma van Eisen. Realiseer en coördineer de implementatie van het nieuwe zaaksysteem: inrichting, koppelingen, migratie van data, adoptie door gebruikers en borging van processen. Aansturen van een multidisciplinair team met vertegenwoordigers uit de organisatie en intensieve samenwerking met betrokken stakeholders. Zorgen voor draagvlak binnen zowel de gebruikersorganisatie als de beheerorganisatie. Je stuurt een multidisciplinair team aan en werkt intensief samen met betrokken interne partijen. Je bent verantwoordelijk voor het organiseren van migratie en het uitfaseren van het oude zaaksysteem. Een gedragen en volledig Programma van Eisen is opgesteld. Een rechtmatig en zorgvuldig verwervings- en selectieproces is doorlopen. Een toekomstbestendig zaaksysteem is geselecteerd en geïmplementeerd. Zaaktypen, processen en koppelingen zijn ingericht. Data uit het oude systeem is correct gemigreerd. Beheer, doorontwikkeling en governance zijn structureel ingericht. Het oude zaaksysteem is uitgefaseerd.

Functie eisen

• Aantoonbaa afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau
• Minimaal 7 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider bij een overheidsinstelling
• Aantoonbare werkervaring als projectleider met implementatie van zaaksystemen
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het begeleiden van Europese aanbestedingen voor IT-systemen
• Aantoonbare werkervaring met het opstellen van ‘Programma van Eisen’
• Aantoonbare kennis van de volgende wet- en regelgeving: Archiefwet, Woo, AVG, BIO. Deze kennis is toegepast in minimaal 2 jaar relevante opdrachten in de afgelopen 6 jaar, zoals aantoonbaar beschreven in het CV
• Aantoonbaar afgeronde opleiding Prince2 Practitioner of IPMA certificaten

Wensen:

• Aantoonbare werkervaring met implementatie van zaaksystemen binnen provinciale organisaties
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider met implementatie van zaaksystemen in de afgelopen 10 jaar

Competenties

-Resultaatgericht: levert een werkend systeem op, geen theoretisch ontwerp

-Bestuurlijk sensitief: beweegt effectief binnen complexe politieke en organisatorische context

-Analytisch sterk: vertaalt beleidsdoelen naar concrete systeem- en procesinrichting

-Verbindend: creëert draagvlak bij stakeholders op alle niveaus

-Pragmatisch: schakelt snel en stuurt op voortgang en realisatie

-Communicatief sterk: helder richting zowel bestuur, business als techniek

Extra info

Duur 12
Opties tot verlenging 2x 6 maanden
Uren per week 16 - 24 uur
Start 01-06-2026
Werkdagen Is hybride werken mogelijk: Ja
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: ma-di-wo-do-vrij (in onderling overleg)
Standplaats: Zwolle

Gespreksdata De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op
Vereisten CV Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.