(Senior) Adviseur Informatiebeheer (DIV)

Job description

Opdracht
De inzet betreft tijdelijke vervanging binnen het team Informatie.
De (Senior) Adviseur Informatiebeheer (DIV) verzorgt binnen deze opdracht de voortgang en afhandeling van lopende en nieuwe werkzaamheden op het gebied van informatiebeheer. De focus ligt op advies, ondersteuning en uitvoering binnen de geldende wet- en regelgeving. Het omvat de volgende werkzaamheden:

Algemeen werk je samen met het team en ben je verantwoordelijk voor o.a.

Toetsen van dossiers aan Archiefwet, Archiefbesluit, selectielijsten en bewaartermijnen. Jij geeft hierin advies en weet de wetgeving hierop niet alleen toe te passen maar ook te motiveren Opstellen en actualiseren van richtlijnen en werkinstructies voor dossiervorming en archivering, bij nieuwe casussen Signaleren van knelpunten in archief- en informatiebeheer en formuleren van verbetervoorstellen. Sparringspartner van de informatiemanager op het snijvlak van informatiemanagement en informatiebeheer.

Zaakgericht werken (XXLLNC Zaken)

Fungeren als inhoudelijk specialist en vraagbaak voor zaakgericht werken met XXLLNC Zaken en je stemt dit af met je applicatiebeheerders Meedenken over procesinrichting van zaaktypen, documentstromen en dossiervorming. Adviseren en begeleiden van medewerkers bij het eenduidig registreren en dossiervorming in XXLNC Zaken, samen met je team.

MS365 en archief

Adviseren over het gebruik van MS365 (Teams, SharePoint, OneDrive) als onderdeel van de informatiehuishouding en archiefomgeving. Meedenken over een beheerbare structuur (informatiearchitectuur, mappen/dossiers, autorisaties, bewaarbeleid). Opstellen van praktische richtlijnen voor archiefwaardige informatie binnen MS365.

Kwaliteitshandboek en kwaliteitsborging

Inhoudelijke inbreng leveren in het kwaliteitshandboek (procedures, werkinstructies, kwaliteitseisen). Fungeren als sparringspartner voor teamleden en management bij kwaliteits- en interpretatiekwesties. Knopen doorhakken bij complexe casussen en zorgen voor duidelijke vastlegging van keuzes. Sparringpartner van de informatiebeheer medewerker op het snijvlak van het samenstellen van het Kwaliteitshandboek zaaksysteem (XXLLNC Zaken).

Afstemming met externe partijen

Contact onderhouden met Regionaal Archief Nijmegen (RAN), provincie en omgevingsdienst over archief- en informatiebeheer. Afspraken over overdracht, bewaartermijnen en kwaliteit afstemmen en intern borgen

Bouwdossiers en omgevingsdienst

Coördineren van de overgang van bouwdossiers naar het eDepot van het regionaal archief in afstemming met het team en de omgevingsdienst Vastleggen van afspraken over overdracht, toegankelijkheid en bewaarbeleid. Vertalen van deze afspraken naar interne processen, werkinstructies en rolverdeling, nadat overdracht heeft plaatsgevonden.

Uitfasering en migratie (diverse systemen, maar in het bijzonder Corsa)

Opstellen van uitfasering- en migratievoorstellen (scope, aanpak, risico’s, planning, kwaliteitseisen). Zorgen dat bij migraties de archiefkwaliteit, metadata en herleidbaarheid (audittrail) geborgd blijven.

Company profile

De gemeente Beuningen strekt zich uit langs de zuidelijke oever van de Waal en bestaat naast Beuningen uit de dorpen Ewijk, Winssen en Weurt. Samen met ruim 180 collega’s werken wij aan een hoge mate van toegankelijkheid richting inwoners.

Binnen de gemeente Beuningen wordt er gewerkt met zelforganiserende teams. Samenwerken, verantwoordelijkheid nemen en flexibiliteit zijn belangrijke kernbegrippen en van groot belang in de organisatie. Collega’s zijn hulpvaardig, betrokken en er heerst een prettige werksfeer. Daarnaast is er ruimte voor creativiteit, vernieuwing en (persoonlijke) ontwikkeling.

Omschrijving kandidaat

Je vervangt tijdelijk binnen het team Informatie als (Senior) Adviseur Informatiebeheer (DIV). Je zorgt voor de voortgang en afhandeling van lopende en nieuwe werkzaamheden op het gebied van informatiebeheer, met focus op advies, ondersteuning en uitvoering binnen geldende wet- en regelgeving.

Algemeen Toetsen van dossiers aan Archiefwet, Archiefbesluit, selectielijsten en bewaartermijnen; adviseren en motiveren van beslissingen op basis van wet- en regelgeving. Opstellen en actualiseren van richtlijnen en werkinstructies voor dossiervorming en archivering bij nieuwe casussen. Signaleren van knelpunten in archief- en informatiebeheer en formuleren van verbetervoorstellen. Als sparringspartner voor de informatiemanager adviseren op het snijvlak van informatiemanagement en informatiebeheer. Zaakgericht werken (XXLLNC Zaken) Fungeren als inhoudelijk specialist en vraagbaak voor zaakgericht werken met XXLLNC Zaken en afstemming met applicatiebeheerders. Meedenken over procesinrichting van zaaktypen, documentstromen en dossiervorming. Adviseren en begeleiden van medewerkers bij eenduidige registratie en dossiervorming in XXLNC Zaken, samen met het team. MS365 en archief Adviseren over het gebruik van MS365 (Teams, SharePoint, OneDrive) binnen de informatiehuishouding en archiefomgeving. Meedenken over een beheerbare structuur (informatiearchitectuur, mappen/dossiers, autorisaties, bewaarbeleid). Opstellen van praktische richtlijnen voor archiefwaardige informatie binnen MS365. Kwaliteitshandboek en kwaliteitsborging Inhoudelijke inbreng leveren in het kwaliteitshandboek (procedures, werkinstructies, kwaliteitseisen). Fungeren als sparringspartner voor teamleden en management bij kwaliteits- en interpretatiekwesties. Beslissen bij complexe casussen en zorgen voor duidelijke vastlegging van keuzes. Sparringpartner voor de informatiebeheer medewerker bij het samenstellen van het Kwaliteitshandboek zaaksysteem (XXLLNC Zaken). Afstemming met externe partijen Onderhouden van contact met het Regionaal Archief Nijmegen (RAN), provincie en omgevingsdienst over archief- en informatiebeheer. Afspraken over overdracht, bewaartermijnen en kwaliteit afstemmen en intern borgen. Bouwdossiers en omgevingsdienst Coördineren van de overgang van bouwdossiers naar het eDepot van het regionaal archief in afstemming met het team en de omgevingsdienst. Vastleggen van afspraken over overdracht, toegankelijkheid en bewaarbeleid. Vertalen van deze afspraken naar interne processen, werkinstructies en rolverdeling na overdracht. Uitfasering en migratie (o.a. Corsa) Opstellen van uitfasering- en migratievoorstellen (scope, aanpak, risico’s, planning, kwaliteitseisen). Zorgen dat bij migraties de archiefkwaliteit, metadata en herleidbaarheid (audittrail) geborgd blijven.

Requirements

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van Informatiedienstverlening, Documentaire Informatievoorziening en of SOD I/SOD II;3. Aantoonbare kennis van de archiefwet, archiefbesluit en archiefregeling, maar ook de selectielijsten en bewaartermijnen;4. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in informatiebeheer DIV, waaronder het toetsen van dossiers aan wet en regelgeving, advisering over dossiervorming en archivering en uitvoering en begeleiding van informatiebeheerprocessen;5.Minimaal 2 jaar werkervaring binnen een overheidsorganisatie bij voorkeur gemeente of gemeenschappelijke regeling
• Aantoonbare ervaring met zaakgericht werken binnen een zaaksysteem, waaronder ervaring met zaakdossiers, registratie en dossiervormingsafspraken en het begeleiden van gebruikers. Ervaring met XXLLNC Zaken is een pré;7. Beschikbaar per 15-06-2026 voor het aantal afgesproken uren per week

Wensen:

• Aantoonbare senior werkervaring als Medewerker DIV
• Kennis van wet- en regelgeving zoals de Archiefwet, AVG en Woo
• Ervaring met meerdere systemen en digitalisering zoals XXLNC Zaken, Corsa en MS365 ( benoem deze in het cv )
• Aantoonbaare ervaring in adviserende en communicatieve vaardigheden (benoem dit duidelijk in het cv )
• Aantoonbare werkervaring binnen vergelijkbare overheidsorganisaties

Competenties

-Analytisch vermogen: Kandidaat is in staat om complexe informatievraagstukken te doorgronden en structuur aan te brengen in informatie- en documentstromen

-Kwaliteitsgerichtheid: Kandidaat werkt nauwkeurig en volgens geldende richtlijnen en wet- en regelgeving (o.a. Archiefwet, AVG, Woo) en bewaakt de kwaliteit van informatiebeheer

-Zelfstandigheid: Kandidaat is in staat om werkzaamheden zelfstandig op te pakken, prioriteiten te stellen en tijdig resultaten te leveren zonder intensieve aansturing

-Adviserende vaardigheden:Kandidaat adviseert gevraagd en ongevraagd collega’s en management over informatiebeheer, archivering en digitale dossiervorming

-Communicatieve vaardigheden:Kandidaat communiceert duidelijk en zorgvuldig met verschillende stakeholders en weet complexe DIV‐onderwerpen begrijpelijk over te brengen

-Organisatiesensitiviteit: Kandidaat heeft oog voor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen en weet hier effectief op in te spelen binnen een overheidsorganisatie

-Samenwerkingsgerichtheid:Kandidaat werkt prettig samen met collega’s binnen en buiten het vakgebied en draagt actief bij aan teambrede resultaten

-Resultaatgerichtheid:Kandidaat werkt doelgericht en zorgt ervoor dat afspraken worden nagekomen en resultaten worden behaald binnen de gestelde termijnen

Benefits

Duur 6 maanden
Opties tot verlenging Mogelijk maar nog niet bekend
Uren per week 24 uur
Start 15-06-2026
Werkdagen De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk: Ja
Gespreksdata gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op vrijdag 29 mei 2026
Vereisten CV Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.