Projectmedewerker Archief

Functie omschrijving

De gemeente Zoeterwoude is op zoek naar een tijdelijke kracht die zich projectmatig bezighoudt met het informatie- en archiefbeheer. De opdracht richt zich op het zorgvuldig en volledig overbrengen van het bestaande archief naar de regionale archiefbewaarplaats. Hiervoor wordt iemand gezocht met slagkracht en ervaring.

Samen met de afdelingscoördinator wordt gezorgd dat het archief in een goede, geordende en toegankelijke staat wordt overgebracht. In de rol van Senior Medewerker DIV ligt de focus op zowel de fysieke als digitale overdracht van het archief binnen het zaaksysteem JOIN. De kandidaat is verantwoordelijk voor het volledige traject, van voorbereiding en bewerking tot en met de uiteindelijke overdracht.

Binnen deze rol wordt een Archiefbewerkingsplan opgesteld dat dient als leidraad voor de uitvoering. Daarnaast worden formele documenten opgesteld zoals een Akte van Overbrenging en een Verklaring van Overbrenging. Voor archiefstukken die niet bewaard hoeven te blijven wordt een Proces-Verbaal van Vernietiging opgesteld.

Alle dossiers worden inhoudelijk bewerkt volgens de geldende archiefwet- en regelgeving. Ook worden de dossiers fysiek gereedgemaakt voor duurzame opslag, bijvoorbeeld door gebruik van geschikte archiefomslagen en het inbinden met keperband. Daarnaast wordt gezorgd voor een volledige en correcte beschrijving van alle dossiers in een gestructureerd CSV-bestand, zodat de overdracht zorgvuldig verloopt en de informatie in de toekomst goed raadpleegbaar blijft.

De opdracht loopt al enkele jaren en vraagt om een concrete afronding binnen ongeveer anderhalf jaar.

Voor deze functie is ruime ervaring binnen gemeenten en het vakgebied DIV noodzakelijk. Daarnaast is kennis van het zaaksysteem JOIN vereist.

De kandidaat is slagvaardig, communicatief sterk en kan zelfstandig en planmatig werken. De opdracht wordt zelfstandig uitgevoerd zonder directe collega in dezelfde rol. De werkzaamheden vallen onder de verantwoordelijkheid van het Cluster Bedrijfsvoering. De reguliere IBA-werkzaamheden vallen onder het team IBA van de regiogemeente Leiden.

Functie eisen

• Aantoonbare kennis en werkervaring in het bewerken en schonen van analoog archief
• Aantoonbare kennis en werkervaring met het organiseren van de overdracht van archieven conform de Archiefwet naar een archiefbewaarplaats
• Uiterlijke startdatum is 8 mei 2026
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen een DIV-afdeling van een gemeentelijke organisatie
• Aantoonbare werkervaring in projecten, van opzetten en uitvoeren tot en met nazorg

Wensen
• MBO werk- en denkniveau en in staat om werkzaamheden planmatig te organiseren en te prioriteren, met aantoonbare kennis van relevante wet- en regelgeving zoals de Archiefwet en kaders rondom archiefbewaarplaatsen
• In staat om effectief te schakelen met interne en externe partijen, omgaan met onvoorziene informatie uit fysieke dossiers en de impact hiervan te analyseren op processen, met toepassing van gemeentelijke selectielijsten
• Snel kunnen inwerken in een organisatie, processen analyseren en verbeteringen voorstellen, inclusief het zorgvuldig toepassen van (historische) selectielijsten binnen analoge archieven (deels vanaf 1900)
• CV van maximaal 3 A4 en beantwoording van gunningscriteria van maximaal 1 A4, inclusief bijlagen; bij overschrijding worden alleen de toegestane pagina’s beoordeeld

Competenties

Extra info

De initiële duur van de overeenkomst bedraagt 12 maanden, 36 uur per week, met optie tot verlenging van maximaal 2 keer 6 maanden. De aanvangsdatum van de overeenkomst is bij voorkeur zo snel als mogelijk en uiterlijk 8 mei 2026.

Gesprekken kandidaten t/m 20 april 2026