Ondersteuner Toekomst Sociaal Domein

Functie omschrijving

Opdracht

Als Ondersteuner TSD ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse organisatorische en administratieve ondersteuning van de samenwerking. Je bewaakt processen, zorgt voor een goede informatievoorziening en ondersteunt de voorzitter en betrokken medewerkers bij uiteenlopende werkzaamheden. Je bent het eerste aanspreekpunt voor praktische vragen en draagt actief bij aan een professionele en efficiënte werkwijze.

Werkzaamheden

• Beheren van de centrale mailbox van TSD.
• Verwerken, registreren en doorzetten van inkomende berichten.
• Bewaken van opvolging en afhandeling van acties.
• Inplannen, voorbereiden en coördineren van vergaderingen.
• Reserveren van vergaderruimtes en digitale vergaderfaciliteiten.
• Opstellen en verspreiden van agenda's.
• Verzenden van vergaderstukken en relevante informatie.
• Beheren van documentatie binnen Teams.
• Opstellen van besluiten- en actielijsten.
• Vastleggen van afspraken en verantwoordelijkheden.
• Actualiseren en beheren van contractdocumenten in teams-omgeving.
• Ondersteunen bij administratieve werkzaamheden rondom contractmanagement.
• Signaleren van ontbrekende of verouderde documenten.
• Voorbereiden van bestuurlijke overleggen.
• Adviseren over organisatorische vraagstukken.
• Bewaken van afspraken en deadlines.
• Assisteren bij beheer en content website TSD.

De opdrachtgever(s)

Werken voor de afdeling MRO is werken voor de afdeling die het dichtst bij het bestuur staat. Hier maken we beleid en bepalen we hoe gemeentelijke doelstellingen het best realiseren. Jij helpt de gemeente met resultaatgerichte strategie. Vanuit de afdeling MRO voer je deze opdracht uit voor Toekomst Sociaal Domein (TSD). Dit is een samenwerkingsverband van de gemeenten Leidschendam-Voorburg, Lansingerland, Wassenaar en Zoetermeer. TSD verzorgt de gezamenlijke inkoop, contractering en het contractmanagement van Wmo-maatwerkvoorzieningen op het gebied van begeleiding, dagbesteding en kortdurend verblijf.

Een sociale en ondernemende gemeente met ruim 75.000 inwoners. Hier werken we samen met 750 collega’s aan de best mogelijke dienstverlening voor inwoners, bedrijven en instellingen. De lijnen zijn kort, we kennen elkaar en we weten wat er speelt. Onder het motto: vertrouwen, verbinden, verantwoordelijkheid en verbeteren.

Omschrijving kandidaat

Ter versterking van de organisatie zoeken wij een zelfstandige en proactieve ondersteuner die zorgt voor een efficiënte organisatie, goede communicatie en administratieve ondersteuning van de samenwerking.

Functie eisen

• Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office 365 en Microsoft Teams
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in een ondersteunende, administratieve of secretariële functie
• Beschikbaar per uiterlijk 1 juli 2026 voor gemiddeld 20 uur per week, verdeeld over meerdere werkdagen
• ‘Bring Your Own Device’ is van toepassing.

Wensen:

• Aantoonbare werkervaring met Microsoft Teams en documentbeheer
• Aantoonbare werkervaring met vergader-, agenda- en besluitvormingsprocessen
• 3 voorbeelden waaruit blijkt dat kandidaat zelfstandig, nauwkeurig en resultaatgericht werkt
• 3 voorbeelden waaruit blijkt dat kandidaat communicatief sterk is, zowel mondeling als schriftelijk
• Aantoonbare werkervaring binnen een gemeentelijke, bestuurlijke of publieke organisatie

Competenties

• Zelfstandig
• Analytisch
• Resultaatgericht
• Communicatief zowel mondeling als schriftelijk
• Proactief
• Digitaal vaardig

Extra info