Functie omschrijving

Omgevingsdienst Haaglanden
Omgevingsdienst Haaglanden is een ambitieuze en daadkrachtige overheidsorganisatie. Dagelijks werken ruim 250 enthousiaste professionals aan een schoon milieu, natuurbehoud en een veilige leefomgeving. Vergunningen verlenen, toezicht houden en waar nodig handhaven zit in onze genen. Dit betekent voortdurend rekening houden met uiteenlopende belangen. Onze ambitie? Vandaag meedenken over duurzame oplossingen van morgen. Ons kantoor is op steenworp afstand van de Haagse binnenstad en tien minuten lopen vanaf station Den Haag Centraal.

Opdracht
Omgevingsdienst Haaglanden zoekt een junior medewerker Documentaire Informatievoorziening (DIV) voor ondersteuning bij de uitvoering van archief- en informatietaken. De medewerker werkt onder begeleiding van een senior DIV-medewerker en de Recordmanager.
De werkzaamheden bestaan uit het ordenen, selecteren, registreren en overdragen van documenten en archieven, zowel analoog als digitaal. De medewerker draagt bij aan lopende archiveringsprojecten en zorgt voor een correcte en volledige vastlegging van informatie conform geldende wet- en regelgeving (Archiefwet).
Daarnaast ondersteunt de medewerker bij de dagelijkse DIV-werkzaamheden, waaronder de afhandeling van fysieke inkomende en uitgaande post, scanning, registratie en archivering van documenten.
De kandidaat is analytisch sterk, werkt nauwkeurig en heeft affiniteit met informatiemanagement en archivering. Werkervaring in een vergelijkbare rol is een pré; wij bieden ook ruimte aan kandidaten die de stap maken vanuit een aangrenzend vakgebied.

Werkzaamheden

Selecteren en inventariseren van (beleids)archieven ten behoeve van overdracht, vernietiging of overbrenging. Registreren en ordenen van documenten en dossiers in het documentmanagementsysteem (DMS) of zaaksysteem. Controleren van dossiervorming op volledigheid en juistheid conform de geldende werkwijze en classificatiestructuur. Behandelen van informatieverzoeken van collega's en het ontsluiten van relevante documenten. Ondersteunen bij de uitvoering van vernietigingslijsten en overdrachtslijsten in het kader van de Archiefwet. Bijdragen aan de verbetering van werkprocessen en werkinstructies rondom documentbeheer. Uitvoeren van administratieve taken rondom de afhandeling van fysieke inkomende en uitgaande post, scanning en archivering. Ondersteunen bij digitaliseringsprojecten en de migratie van analoge archieven naar digitale omgevingen.

Gevraagde expertise

De kandidaat heeft aantoonbare affiniteit met en bij voorkeur ervaring op de volgende gebieden:

Documentaire informatievoorziening, archivering of informatiemanagement Selecteren en inventariseren van archieven (analoog en/of digitaal) Werken met gestructureerde registratie- of beheersystemen, zoals een DMS, zaaksysteem, LIMS of vergelijkbaar (bijv. Decos JOIN, Corsa, OpenWave) Kennis van of affiniteit met de Archiefwet en selectielijsten MS Office (Word, Excel, Outlook) Nauwkeurig werken met gestructureerde informatiesystemen en classificatieschema's Affiniteit met de afhandeling van fysieke inkomende en uitgaande post, scanning en digitale verwerking van documenten

Omschrijving kandidaat

Junior medewerker Documentaire Informatievoorziening (DIV)

Je ondersteunt bij de uitvoering van archief- en informatietaken. Je werkt onder begeleiding van een senior DIV-medewerker en de Recordmanager. Je werkzaamheden richten zich op het ordenen, selecteren, registreren en overdragen van documenten en archieven, zowel analoog als digitaal. Je draagt bij aan lopende archiveringsprojecten en zorgt voor een correcte en volledige vastlegging van informatie conform geldende wet- en regelgeving (Archiefwet). Daarnaast ondersteun je bij dagelijkse DIV-werkzaamheden, waaronder de afhandeling van fysieke inkomende en uitgaande post, scanning, registratie en archivering van documenten.

Selecteren en inventariseren van (beleids)archieven ten behoeve van overdracht, vernietiging of overbrenging. Registreren en ordenen van documenten en dossiers in het documentmanagementsysteem (DMS) of zaaksysteem. Controleren van dossiervorming op volledigheid en juistheid conform de geldende werkwijze en classificatiestructuur. Behandelen van informatieverzoeken van collega's en het ontsluiten van relevante documenten. Ondersteunen bij de uitvoering van vernietigingslijsten en overdrachtslijsten in het kader van de Archiefwet. Bijdragen aan de verbetering van werkprocessen en werkinstructies rondom documentbeheer. Uitvoeren van administratieve taken rondom de afhandeling van fysieke inkomende en uitgaande post, scanning en archivering. Ondersteunen bij digitaliseringsprojecten en de migratie van analoge archieven naar digitale omgevingen. Aantoonbare affiniteit met en bij voorkeur ervaring op het gebied van documentaire informatievoorziening, archivering of informatiemanagement. Ervaring met selecteren en inventariseren van archieven (analoog en/of digitaal). Ervaring met gestructureerde registratie- of beheersystemen, zoals een DMS, zaaksysteem, LIMS of vergelijkbaar (bijv. Decos JOIN, Corsa, OpenWave). Kennis van of affiniteit met de Archiefwet en selectielijsten. Vaardig met MS Office (Word, Excel, Outlook). Nauwkeurig werken met gestructureerde informatiesystemen en classificatieschema's. Affiniteit met de afhandeling van fysieke inkomende en uitgaande post, scanning en digitale verwerking van documenten. Werkervaring in een vergelijkbare rol is een pré; er is ook ruimte voor kandidaten die de stap maken vanuit een aangrenzend vakgebied.

Functie eisen

Aantoonbaar afgeronde hbo opleiding in de richting van informatiemanagement, bestuurskunde of archiefkunde
Aantoonbare werkervaring met het zelfstandig uitvoeren van administratieve of informatietaken
Aantoonbare werkervaring met het ordenen, registreren of beheren van documenten of dossiers
Kandidaat gaat akkoord met de gestelde detacheringsvoorwaarde

Wensen:

Aantoonbare werkervaring met het selecteren en inventariseren van archieven in het kader van overdracht of overbrenging, geef hiervan een duidelijk voorbeeld in het cv
Aantoonbare werkervaring met het werken in een gestructureerd registratie- of beheersysteem met DMS, zaaksysteem, LIMS, geef dit duidelijk aan in het cv
Aantoonbare werkervaring als DIV medewerker binnen of voor een Omgevingsdienst, geef dit duidelijk aan in het cv

Competenties

-Analytisch en nauwkeurig: signaleert inconsistenties en werkt structureerd

-Leergierig en adaptief: pikt nieuwe systemen en werkwijzen snel op

-Samenwerken: werkt goed samen in een team en stelt vragen waar nodig

-Zelfstandig binnen kaders: neemt initiatief maar vraagt tijdig om afstemming

Extra info

Duur 3 maanden
Opties tot verlenging 3x 3 maanden
Uren per week 32 uur
Start 01-05-2026
Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag
Is hybride werken mogelijk: nee
Gespreksdata gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 30 april 2026
Vereisten CV Maximaal 3 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties. Motivatie opgesteld door de professional zelf, toegevoegd als één document achter het cv.