Facilitair Coördinator

Hilversum
Detachering
Nieuw

Job description

Wij zijn op zoek naar eenFacilitair Coördinator die zelfstandig het contractmanagement en dagelijks beheer (2e lijns werkzaamheden) voor de gebouwen monitort, optimaliseert en begeleidt. Dat gaat in nauwe afstemming met het programmateam Opvang vluchtelingen, waar de Facilitair Coördinator onderdeel van is, het team Facilitair en Huisvesting zorgt voor de bemensing van het programma en is verantwoordelijk voor de huisvesting van gemeente Hilversum waar ambtenaren in gehuisvest zijn, verder zijn ook het team Inkoop en team Financiën van de gemeente Hilversum betrokken bij de opvang van Oekraïense ontheemden.

Er zijn een aantal projecten die de komende maanden opgepakt dienen te worden

  • Aanbesteden contract Safety & Security: dit betreft het cameratoezicht voor het gebouw Thebe. Hierbij dient een uitbreiding gerealiseerd te worden op het toegangscontrole systeem (Paxton) voor de uitbreiding van een vleugel en het nieuw gehuurde gebouw;
  • Het contract met de stomerij loopt af en dient opnieuw aanbesteed te worden;
  • Het contract manbeveiliging loopt af in Juni 2027 en dient opnieuw aanbesteed te worden;
  • Verhuisproject aantal vluchtelingen van gebouw Thebe naar nieuwe gebouw;
  • Optimalisatie schoonmaakdienstverlening Thebe / Philips.

Facilitair Coordinator vluchtelingenopvang locaties
Functieomschrijving
De Facilitair Coordinator is verantwoordelijk voor het beheer en inrichting van de vluchtelingenlocaties binnen de gemeente Hilversum. Hij of zij is een verbinder die contacten onderhoud met het locatiemanagement (dagelijks beheer van de opvanglocaties), de leveranciers, de huismeesters, het programmateam en de collega’s uit het team Facilitair en Huisvesting van de gemeente. Hij of zij

  • is verantwoordelijk voor de (facilitaire) contracten ten behoeve van de vluchtelingen opvanglocaties (o.a. beveiliging, schoonmaak, catering, afval);
  • herkent de behoefte vanuit het locatiemanagement en de gemeente en hoe de leveranciers daaraan kunnen bijdragen, zorgt ervoor dat de lopende en nieuw af te sluiten contracten goed blijven aansluiten bij de gebruikersbehoefte;
  • is verantwoordelijk voor het vormgeven van en toezien op een juiste implementatie van de in de inkooptrajecten afgesproken dienstverlening en verzorgt de kennisrol bij aanbestedingen (inkoop is de trekker van aanbestedingen);
  • bewaakt, analyseert en bestuurt de dienstverlening van de leverancier. Hij of zij verricht hiertoe onder andere leveranciersbeoordelingen en voorziet leveranciers en interne klanten van informatie en feedback;
  • lost operationele/tactische knelpunten op, past contracten zonodig aan, verzorgt verlengingen en levert rapportages op aan de programma organisatie;
  • Uitvoeren van projecten van initiatie tot en met realisatie en evaluatie.

Company profile

Wijdemeren en Hilversum zijn vanaf 1 januari 2027 één gemeente. Zo kunnen we de dienstverlening aan onze 120.000 inwoners en bijna 20.000 bedrijven niet alleen blijven garanderen, maar ook verbeteren. Door onze krachten te bundelen, staan we sterker in het aanpakken van belangrijke uitdagingen, zoals wonen, natuur, economie en bereikbaarheid. Hilversum en Wijdemeren delen een historie en zijn al langer met elkaar verbonden.

De samenvoeging biedt nieuwe energie om die verbondenheid te versterken. De dorpen Ankeveen, Breukeleveen, 's-Graveland, Kortenhoef, Loosdrecht en Nederhorst den Berg behouden hun eigen karakter en vormen een waardevolle aanvulling op de meer stadse karakter van Hilversum. Van veen en water naar zand en heide. Die diversiteit maakt Hilversum aantrekkelijk om in te wonen, te werken én te recreëren

In Hilversum hebben we twee grote gemeentelijke opvanglocaties voor Oekraïense ontheemden en een kleine locatie in ontwikkeling. Dit betreft ongeveer 400 vluchtelingen in het Thebepand (Thebe 22). Het gebouw is gehuurd tot april 2032. Op de Philipslocatie worden ongeveer 400 vluchtelingen opgevangen. Deze locatie is gehuurd tot november 2027. In december 2025 heeft de gemeente een gebouw aangekocht dat ontwikkeld moet worden tot een opvanglocatie voor 52 Oekraïense ontheemden. Het dagelijks en sociaal beheer (1e lijn) wordt op het Thebe-gebouw verzorgt door het Leger des Heils en op het Philips-gebouw wordt deze door Magic Match verzorgt. Beide beheerders hebben een vaste huismeester op locatie die de 1e lijns dagelijkse facilitaire dienstverlening op locatie begeleiden, vastleggen in een systeem en op basis daarvan acties uitzetten naar leveranciers. Alle grote facilitaire contracten zijn aanbesteed en lopen de komende jaren.

Requirements

• Afgeronde hbo-opleiding in de richting van Facilitair Management, Hotelschool of een gelijksoortige opleiding
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van contractmanagement van facilitaire contracten in de afgelopen 5 jaar (duidelijk benoemd in het cv)
• Aantoonbare werkervaring met het aanbesteden van facilitaire contracten (duidelijk benoemd in het cv)
• De aangeboden kandidaat gaat akkoord met detachering

Wensen
• Uiterlijk beschikbaar per 1 mei 2026 voor minimaal 32 tot 36 uur per week
• Aantoonbare werkervaring met het coördineren van tweedelijns facilitaire dienstverlening (duidelijk benoemd in het cv)
• Aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van de contractmanagementcyclus op zowel hard- als soft services (duidelijk benoemd in het cv)
• Aantoonbare werkervaring met het aanbesteden van facilitaire contracten in de afgelopen 5 jaar, onderbouwd met minimaal 2 referentieprojecten (duidelijk benoemd op een aparte pagina in het cv)
• Ervaring met het uitvoeren van aanbestedingen van facilitaire contracten (duidelijk benoemd op een aparte pagina in het cv)

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre de kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

- Crisis en stressbestendig;
- Interculturele sensitiviteit;
- Leiderschap en teamcoaching;
- Organisatievermogen en procesoptimalisatie;
- Stakeholder management en samenwerking.

Benefits

  • Duur: 3 maanden
  • Opties verlenging: Mogelijk, maar nog niet bekend
  • Uren per week: 32 tot 36 uur
  • Start: Z.s.m.
  • Opleidingsniveau: HBO
  • Regio: Noord-Holland

Werkdagen
Is hybride werken mogelijk: ja
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: In overleg.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op vrijdag 17 april 2026, tussen 11:00 uur tot 12:00 uur en 13:00 en 17:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 15 april 2026 bericht.