Domeinsecretaris

Functie omschrijving

Als domeinsecretaris ben jij dé betrouwbare rechterhand van de domeinmanager en de teammanagers. Je fungeert als klankbord voor het managementteam, zorgt dat besluitvormingsprocessen soepel verlopen en ondersteunt bij het maken van afspraken, het nemen van beslissingen en het uitzetten en opvolgen van acties. Je vormt de brug tussen de domeinmanager, teammanagers en overkoepelende overlegstructuren binnen het domein.

Werkzaamheden

• plannen van afspraken
• organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen
• ervoor zorgen dat (digitale) vergaderlocaties goed voorbereid zijn
• notuleren tijdens vergaderingen
• maken van actielijsten
• bewaken en sturen op realisatie van acties
• ondersteunen en ontzorgen van de domeinmanager

De opdrachtgever(s)

Het betreft een domein met een domeinmanager, teammanagers en verschillende overkoepelende overlegstructuren binnen het domein.

Omschrijving kandidaat

Je bent de betrouwbare rechterhand van de domeinmanager en de teammanagers. Je fungeert als klankbord voor het managementteam en bent het aanspreekpunt en sparringpartner namens de teammanager Bedrijfsondersteuning voor de andere ondersteunende functies binnen het domein, gericht op vergroten van digitale vaardigheid, eenduidig werken, efficiëntie en kwaliteit.

Functie eisen

• Ervaring met (het stroomlijnen van) bestuurlijke processen
• Ervaring met ondersteuning van management op inhoudelijke en organisatorische verantwoordelijkheden
• Veel ervaring met het gebruik van Microsoft Teams, Outlook en Office (Word, Excel en PowerPoint)
• Kandidaat gaat akkoord met de gestelde detacheringsvoorwaarde

Wensen:

• Ervaring binnen een gemeentelijke organisatie
• Ervaring met procesverbetering
• Ervaring met coördinatie van acties/werkzaamheden

Competenties

• Bestuurlijke sensitiviteit
• Sterk en doortastend in communicatie
• Aanbrengen en behouden van structuur en overzicht
• Proactief. Betrouwbaar

Extra info