Bestuurssecretaresse

Job description

De bestuurssecretaresse ondersteunt één of meerdere bestuurders en draagt zorg voor een efficiënte en professionele ondersteuning van bestuurlijke processen. Je bent de verbindende schakel tussen bestuur, organisatie en externe relaties. Je zorgt voor overzicht, bewaakt voortgang en ondersteunt bij uiteenlopende secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je maakt onderdeel uit van het team Bestuursondersteuning en werkt nauw samen met collega-bestuurssecretaresses.

Werkzaamheden

• Beheren van complexe agenda’s van bestuurders
• Afstemmen van afspraken met interne en externe stakeholders
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten
• Verzorgen van vergaderstukken en bestuurlijke dossiers
• Verwerken van besluiten en documenten in iBabs
• Ondersteunen bij mailboxbeheer en correspondentie
• Notuleren van overleggen en bewaken van actiepunten

Company profile

Barneveld groeit. We zetten ons in voor wat onze inwoners en ondernemers belangrijk vinden. Logisch, want we zijn er voor elkaar. Groei brengt ook uitdagingen met zich mee. Dat maakt het spannend en boeiend.

Binnen het team Bestuursondersteuning wordt dagelijks gewerkt aan een professionele ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders.

Daarom kunnen we jouw kennis, ervaring en ideeën goed gebruiken. Want jij kunt het verschil maken. En wij bieden jou fijne collega's, een leuke werksfeer en aandacht voor balans en privé.

Omschrijving kandidaat

Vanwege tijdelijke capaciteitsbehoefte zoekt de gemeente een ervaren bestuurssecretaresse die direct inzetbaar is binnen een bestuurlijk complexe omgeving en zorgt voor continuïteit binnen de bestuursondersteuning.

Requirements

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent binnen een bestuurlijke of complexe organisatie. Licht dit duidelijk toe in het cv
• Aantoonbare werkervaring met agendabeheer, notuleren en bestuurlijke ondersteuning
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office (Outlook, Word, Teams en Excel), benoem duidelijk waar deze is opgedaan
• Uiterlijk beschikbaar per 1 juli 2026 voor minimaal 24 uur per week durende de gehele opdracht, inclusief eventuele verlengingen
• Kandidaat gaat akkoord met de gestelde detacheringsvoorwaarde

Wensen:

• Aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse binnen een gemeentelijke of bestuurlijke organisatie
• Aantoonbare werkervaring met bestuurlijke processen, besluitvorming en vergaderondersteuning
• Aantoonbare werkervaring met systemen zoals iBabs, Zaaksysteem of direct vergelijkbare bestuurlijke applicaties. Benoem duidelijk waar deze is opgedaan
• Aantoonbare werkervaringmet complex agendabeheer voor bestuurders of directieleden, licht dit duidelijk toe in het cv
• De kandidaat beschrijft in een aparte toelichting zijn/haar kennis en werkervaring. De beoordeling vindt plaats op: relevantie voor de opdracht, mate van onderbouwing, aansluiting op de praktijk

Competenties

• Bestuurlijk sensitief
• Nauwkeurig
• Organisatorisch sterk
• Communicatief vaardig
• Discreet en betrouwbaar
• Stressbestendig
• Flexibel
• Dienstverlenend
• Proactief

Benefits