Bestuurs- en directiesecretaresse

Functie omschrijving

Werkzaamheden

• Je biedt inhoudelijke, secretariële en administratieve ondersteuning aan bestuur en directie.
• Je organiseert en optimaliseert het proces ten aanzien van het aanleveren van stukken richting bestuur.
• Je bewaakt en verzorgt het proces omtrent de voortgang en afdoening van vergaderingen en besluiten.
• Je levert waar nodig, in samenwerking met communicatie, een bijdrage aan de uitvoering van kabinetszaken (representatieve taken van de burgemeester en wethouders).
• Je levert daar waar nodig, in afstemming met andere bestuurssecretaresses, een bijdrage aan het collegeproces en de daarbij behorende stukkenstroom.

Functie eisen

• De kandidaat gaat akkoord met detachering
• Kandidaat kan een Verklaring Omtrent Gedrag overleggen. Deze mag niet ouder zijn dan 3 maanden.
• Kandidaat is beschikbaar voor het aantal uren per week zoals in de aanvraag wordt aangegeven.
• Je hebt een afgeronde MBO-opleiding.
• Kandidaat heeft recente ervaring als bestuurs- of directiesecretaresse in een gemeentelijke of (semi-)overheidsorganisatie.
• Kandidaat beschikt over 1 of over meer referenties.
• Je hebt ervaring met complex agendabeheer en het voorbereiden, vastleggen en opvolgen van vergaderingen.
• Kandidaat beschikt over een eigen telefoon.
• Je hebt ervaring met iBabs.
• Je beschikt over uitstekende schriftelijke- en communicatieve vaardigheden.
• Je bent kwaliteitsgericht en hebt oog voor details.
• Je legt makkelijk verbindingen en bent sensitief en proactief.

Wensen:

• Ervaring met kabinetstaken is een pre.
• Kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar ervaring als bestuurs- en directiesecretaresse binnen een gemeentelijke organisatie. Dit moet blijken uit het CV.
• Kandidaat heeft recente ervaring met notuleren. Dit moet blijken uit het CV.
• Kandidaat heeft recente ervaring met het begeleiden van de stukkenstroom richting college. Dit moet blijken uit het CV.
• Kandidaat past binnen het team.
• Kandidaat beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en kan op verschillende niveaus communiceren.
• Kandidaat beschikt over politieke en bestuurlijk sensitiviteit.
• Kandidaat is kwaliteitsgericht.
• Kandidaat is proactief.

Extra info