Adviseur Kabinet en Evenementen

Job description

Allround adviseur Kabinet en Evenementen

De gemeente Apeldoorn zoekt een allround adviseur Kabinet en Evenementen die breed inzetbaar is binnen het team Kabinet en Evenementen. Het betreft tijdelijke vervanging wegens ziekte.

De afdeling Kabinet en Evenementen heeft als kerntaak om het college optimaal voor te bereiden op publieke optredens, officiële ontmoetingen en representatieve activiteiten.

De werkzaamheden zijn breed en afwisselend.

Werkzaamheden

• Organiseren en begeleiden van evenementen en relatiebijeenkomsten
• Voorbereiden en begeleiden van representatieve activiteiten van collegeleden
• Opstellen van draaiboeken, voorbereidingssheets en programma’s
• Organiseren van herdenkingen, jubilea en onderscheidingen
• Coördineren van relatiegeschenken
• Beheren van planningen, representatieagenda’s en CRM-relatiebeheer
• Meedraaien in weekend- en vakantieplanning

Company profile

Onze ambitie

De samenleving verandert continu. Dat vraagt ook iets voor onze organisatie. We willen wendbaar blijven en daarbij in control zijn. Onze uitvoeringskracht vergroten en ons strategisch vermogen versterken. Dat is een mooie ambitie en vraagt om mensen die die ambitie willen waarmaken. Samen werken we aan het Apeldoorn van morgen!

In onze organisatie werken we in vier thema’s waarbinnen de verschillende afdelingen opereren. De thema’s zijn Concern, Ruimte en Economie, Maatschappelijke ontwikkeling en Dienstverlening & Bedrijfsvoering.

Onze cultuur

De vier kernwaarden van de gemeente Apeldoorn zijn: vakmanschap, innovatiekracht, betrouwbaarheid en samenwerking. Ons vakmanschap wil zeggen dat onze kennis en kunde groot is. Onze innovatiekracht helpt ons om te kunnen reageren op de veranderingen om ons heen. Onze betrouwbaarheid blijkt uit het feit dat we zeggen wat we doen en doen wat we zeggen.

En tot slot zijn we stevig geworteld in de Apeldoornse samenleving en gaan we actief samenwerkingen aan met onze inwoners, ons bestuur, bedrijven, andere overheidsinstanties en natuurlijk ook binnen het stadhuis met elkaar. We weten dat we elkaar nodig hebben en dat bundeling van onze kennis, inzicht en visies op de toekomst leidt tot de beste oplossingen voor onze inwoners voor nu en voor later. We zien samenwerking ook niet als iets vrijblijvends. We investeren actief in samenwerkingen vanuit de overtuiging dat we samen meer kunnen bereiken dan alleen, en dat we samen ook verantwoordelijk zijn voor het eindresultaat.

Met bijna 170.000 inwoners zijn we de elfde gemeente van Nederland. En we groeien door naar 180.000 inwoners. Met zo’n 2.000 collega’s dragen we bij aan de strategische doelen van de organisatie: Apeldoorn versterken als gezinsstad, duurzaam en ondernemend Apeldoorn en een toeristisch toplandschap.

Omschrijving kandidaat

Wat breng je mee

Wij zoeken een praktische en daadkrachtige professional met een sterke organiserende rolopvatting en een hands-on mentaliteit.

Je bent flexibel inzetbaar en bereid ook buiten reguliere kantooruren werkzaamheden uit te voeren.

Je bent een representatieve en gastvrije instelling.

Requirements

• De kandidaat heeft minimaal mbo+/hbo werk- en denkniveau
• De kandidaat heeft minimaal drie (3) jaar ervaring binnen evenementenorganisatie, kabinet/protocol of bestuurlijke ondersteuning
• Vanaf de startdatum is fysieke aanwezigheid op het stadhuis in Apeldoorn en andere relevante locaties vereist op momenten waarop evenementen, representatieve activiteiten en bestuurlijke bijeenkomsten plaatsvinden i.v.m. de aard van de werkzaamheden, directe ondersteuning en noodzakelijke afstemming rondom deze activiteiten
• De kandidaat is bereid werkzaamheden buiten reguliere kantooruren uit te voeren
• Kandidaat gaat akkoord met de gestelde detacheringsvoorwaarde

Wensen:

• De kandidaat heeft een afgeronde opleiding op het gebied van evenementen of hotelschool
• De kandidaat heeft werkervaring binnen representatie, protocol en evenementenondersteuning waarbij zelfstandig wordt geschakeld tussen bestuurders, organisatoren, interne en externe stakeholders in een dynamische omgeving
• De kandidaat heeft ervaring met het zelfstandig organiseren, coördineren en begeleiden van complexe bestuurlijke en representatieve evenementen, met eindverantwoordelijkheid voor voorbereiding, uitvoering en afstemming tussen bestuurders, interne en externe partijen, ook onder hoge tijdsdruk
• De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met werken in een omgeving waarin representatie, afstemming met verschillende stakeholders en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen een rol spelen

Competenties

• Organisatiesensitiviteit
• Politiek-bestuurlijke sensitiviteit en representatief handelen
• Stressbestendigheid
• Flexibiliteit
• Samenwerkingsgericht
• Zelfstandig werken
• Proactieve houding
• Hands-on mentaliteit
• Plannen en organiseren
• Klant- en servicegerichtheid
• Ervaring met plannings- en CRM-systemen

Benefits