Adviseur Informatiebeheer (DIV) Senior

Functie omschrijving

Je verzorgt de voortgang en afhandeling van lopende en nieuwe werkzaamheden op het gebied van informatiebeheer, met focus op advies, ondersteuning en uitvoering binnen de geldende wet- en regelgeving.

De inzet betreft tijdelijke vervanging binnen het team Informatie.

Werkzaamheden

• Toetsen van dossiers aan Archiefwet, Archiefbesluit, selectielijsten en bewaartermijnen
• Opstellen en actualiseren van richtlijnen en werkinstructies voor dossiervorming en archivering
• Signaleren van knelpunten in archief- en informatiebeheer en formuleren van verbetervoorstellen
• Fungeren als inhoudelijk specialist en vraagbaak voor zaakgericht werken
• Adviseren en begeleiden van medewerkers bij eenduidig registreren en dossiervorming in het zaaksysteem
• Adviseren over het gebruik van MS365 (Teams, SharePoint, OneDrive) als onderdeel van de informatiehuishouding en archiefomgeving
• Contact onderhouden met Regionaal Archief Nijmegen (RAN), provincie en omgevingsdienst over archief- en informatiebeheer

De opdrachtgever(s)

De gemeente Beuningen strekt zich uit langs de zuidelijke oever van de Waal en bestaat naast Beuningen uit de dorpen Ewijk, Winssen en Weurt.

Samen met ruim 180 collega’s werken zij aan een hoge mate van toegankelijkheid richting inwoners.

Binnen de gemeente Beuningen wordt er gewerkt met zelforganiserende teams.

Collega’s zijn hulpvaardig, betrokken en er heerst een prettige werksfeer. Daarnaast is er ruimte voor creativiteit, vernieuwing en (persoonlijke) ontwikkeling.

Omschrijving kandidaat

De gemeente Beuningen werkt met zelforganiserende teams. Samenwerken, verantwoordelijkheid nemen en flexibiliteit zijn belangrijke kernbegrippen en van groot belang in de organisatie.

Collega’s zijn hulpvaardig, betrokken en er heerst een prettige werksfeer. Daarnaast is er ruimte voor creativiteit, vernieuwing en (persoonlijke) ontwikkeling.

De gemeente Beuningen strekt zich uit langs de zuidelijke oever van de Waal en bestaat naast Beuningen uit de dorpen Ewijk, Winssen en Weurt. Samen met ruim 180 collega’s werken zij aan een hoge mate van toegankelijkheid richting inwoners.

Functie eisen

• Op deze opdracht is het principe ‘Bring Your Own Device’ van toepassing. De kandidaat maakt bij de uitvoering van de opdracht gebruik van eigen IT-middelen (laptop, telefoon en bijbehorende accessoires)
• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van Informatiedienstverlening, Documentaire Informatievoorziening en of SOD I/SOD II
• Aantoonbare kennis van de archiefwet, archiefbesluit en archiefregeling, maar ook de selectielijsten en bewaartermijnen
• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in informatiebeheer DIV, waaronder het toetsen van dossiers aan wet en regelgeving, advisering over dossiervorming en archivering en uitvoering en begeleiding van informatiebeheerprocessen
• Minimaal 2 jaar werkervaring binnen een overheidsorganisatie bij voorkeur gemeente of gemeenschappelijke regeling
• Aantoonbare ervaring met zaakgericht werken binnen een zaaksysteem, waaronder ervaring met zaakdossiers, registratie en dossiervormingsafspraken en het begeleiden van gebruikers
• Bereidheid tot fysieke aanwezigheid op kantoor, minimaal 2 dagen per week

Wensen:

• Aantoonbare senior werkervaring als Medewerker DIV
• Kennis van wet- en regelgeving zoals de Archiefwet, AVG en Woo
• Ervaring met meerdere systemen en digitalisering zoals XXLNC Zaken, Corsa en MS365 ( benoem deze in het cv )
• Aantoonbare ervaring in adviserende en communicatieve vaardigheden (benoem dit duidelijk in het cv )
• Aantoonbare werkervaring binnen vergelijkbare overheidsorganisaties

Competenties

• Analytisch vermogen: Kandidaat is in staat om complexe informatievraagstukken te doorgronden en structuur aan te brengen in informatie- en documentstromen
• Kwaliteitsgerichtheid: Kandidaat werkt nauwkeurig en volgens geldende richtlijnen en wet- en regelgeving (o.a. Archiefwet, AVG, Woo) en bewaakt de kwaliteit van informatiebeheer
• Zelfstandigheid: Kandidaat is in staat om werkzaamheden zelfstandig op te pakken, prioriteiten te stellen en tijdig resultaten te leveren zonder intensieve aansturing
• Adviserende vaardigheden: Kandidaat adviseert gevraagd en ongevraagd collega’s en management over informatiebeheer, archivering en digitale dossiervorming
• Communicatieve vaardigheden: Kandidaat communiceert duidelijk en zorgvuldig met verschillende stakeholders en weet complexe DIV‐onderwerpen begrijpelijk over te brengen
• Organisatiesensitiviteit: Kandidaat heeft oog voor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen en weet hier effectief op in te spelen binnen een overheidsorganisatie
• Samenwerkingsgerichtheid: Kandidaat werkt prettig samen met collega’s binnen en buiten het vakgebied en draagt actief bij aan teambrede resultaten
• Resultaatgerichtheid:Kandidaat werkt doelgericht en zorgt ervoor dat afpraken worden nagekomen en resultaten worden behaald binnen de gestelde termijnen

Extra info